Okuma süresi 4 dk

Benim kuşak okulda maddenin 3 hali olduğunu öğrendi. (Sonrasında bilim insanları maddenin daha farklı halleri olduğunu da keşfetti ve bu sayıyı arttı; ama neyse, şimdi konumuz bu değil.) Çevik literatürde de, çevikliğin 2 hali olduğu konuşulur. Birinci hal “çevik yapmak”, ikinci hal ise “çevik olmak” şeklinde ifade edilir.

Bazı kaynaklar, çevik yapma halini çevikliğin ruhunu/felsefesini pek anlamadan çevik metodların harfiyen uygulandığı hal olarak tarif eder. Çevik olma hali ise çevik metodların bilinçli bir şekilde çevik ruha uygun olarak uygulandığı haldir.

Başka bazı kaynaklara göre ise çevik yapmak organizasyonel anlamda çevik olmadan, sadece bazı projelerde/işlerde çevik metodları uygulamaktır. Çevik olmak ise organizasyonun çevik yaklaşım doğrultusunda yapılanması ve çalışmasıdır. (Bkzn. Organizasyonel Çeviklik)

Hangi halde olursanız olun, çevik yaklaşımın uygun olduğu ve olmadığı işleri ayırt edebilmek önemlidir. Çevik çalışma en temelde ürünü küçük parçalara bölmeyi ve küçük PUKU (planla-uygula-kontrol et-uyumlan) çevrimleri ile çıktıyı parça parça üretmeyi ve uygun noktalarda müşteriye gösterip ara geri bildirimler alarak ilerlemeyi gerektirir ve her iş bu çalışma şekline uygun değildir.

Tip 1 & Tip 2 İşler

İş hayatında, karşılaştığımız işleri nihai çıktının önden ne kadar net tanımlı olduğuna bakarak 2 genel sınıf altında gruplayabiliriz. Bir grup işlerde (buna tip 1 diyelim) hedeflenen çıktı önden tüm detayları ile tanımlanmıştır. Çıktıyı üretmek için izlenecek adımlar da nettir ve çıktının müşteri gözünde değerli olacağına dair bir şüphe de yoktur. Oturmuş organizasyonların ürün ve hizmet portföyündeki çıktılar bu türdendir. Bir otel zincirinin verdiği konaklama hizmetini veya bir otomobil firmasının ürettiği otomobil ürününü düşünün. Konaklama hizmetini sunma işi veya otomobili üretme işi bir tip 1 iştir.

Bir de hedeflenen çıktının net tanımlı olmadığı işler vardır. Buna da tip 2 işler diyelim. Bu tarz işlerde çıktı benzersizdir, yani hedeflenen çıktının aynısı daha önce üretilmemiştir. O yüzden müşterinin gözünde yaratacağı değer tam olarak önden bilinemez. Ayrıca çıktının net olmaması çıktıyı üretme sürecini de bir ölçüde belirsiz kılar. Oturmuş organizasyonlarda “proje” olarak etiketlenen işlerin çoğu bu türdendir. En güzel örnekleri de yeni süreç, sistem, hizmet veya ürün geliştirme işleridir.  

Tip 1 işler çevik yaklaşıma uygun işler sayılmaz, bu işlerde yalın yaklaşımı uygulamak daha etkili olabilir. (Gerçi çevik ve yalının iki kardeş felsefe olduğunu da belirtelim. Bknz. Yalın ve Çevik: İki Kardeş.) Tip 2 işlerde ise artık çevik yaklaşımı işin içine katmayı düşünmek gerekir.

Dikey Dilimleme & Değişikliğin Maliyeti

Tip 2 işlerde, tam çevik yaklaşımı uygulayabilmek için çıktı dikey dilimlere bölünebilir ve her parça üretilir üretilmez müşteri tarafından kullanılabilir olmalıdır. (Dikey dilimleme kavramını duymadıysanız, aşağıdaki grafik, pasta metaforu üzerinden bu kavramı çok güzel anlatıyor.) Örneğin bir köprü inşaatı projesi veya üretim hattı kurulum projesi dikey bölümlenmesi mümkün olmayan projelerdir. Bu tarz projelerde çevik pratiklerin de yer aldığı hibrid yaklaşımlar denenebilir. Bunun güzel bir örneği Saab’ın Gripen Savaş Jet’i projesidir. (Detaylar için tıklayınız.)

Dikkat edilmesi gereken bir diğer önemli nokta da nihai çıktının veya ara çıktıların başarısız olması durumunda değişiklik yapmanın maliyetinin ne kadar olduğudur. Bu maliyet düşükse tam çevik yaklaşım için ideal bir işle karşı karşıyasınız demektir. Ama maliyet yüksek ise, en başta tüm kapsam için detaylı bir analiz ve planlama yaparak ilerlemek daha mantıklı olabilir.

Sonuç Olarak…

Özetleyecek olursak, eğer

  • üretilmesi hedeflenen çıktı (gereksinimler) önden net tanımlanamıyorsa ya da tanımlabilse dahi çıktının müşteri gözünde ne kadar değerli olacağı bilinemiyorsa
  • çıktının üretilmesi için gerekenler (süreç, kullanılacak kaynaklar vb.) net değilse

elinizde çevik yaklaşımın fayda sağlayacağı bir iş var demektir. Eğer

  • çıktı dikey dilimlere bölünüp parça parça müşteriye teslim edilebiliyorsa
  • nihai çıktının veya ara çıktıların başarısız olması durumunda değişiklik yapmanın maliyeti düşükse

tam çevik uygulamayı düşünebilirsiniz.