Okuma süresi 6 dk

Daha önceki yazılarımda “organizasyonel çift ellilik” ve “organizasyonel çeviklik” kavramlarının ne olduğuna değinmiştim. Ama organizasyonel çift ellilik ve çevikliğin nasıl olabileceğine değinmemiştim. Bu yazıda kendi organizasyonumuzda (bilgi teknolojileri alanı dışında; ör: pazarlama, satış sonrası hizmetler, satınalma vb.) pilotladığımız yaklaşımı anlatacağım. Bu yazıyı okumadan önce, organizasyonel çevikliğin temel değer ve prensipleri ile ilgili yazıyı okumanızın faydalı olacağını da hatırlatayım.

Çift Elli Organizasyon Modeli

2019 yılında önce kendi ekibimde denemeye başladığım, daha sonra elde ettiğimiz olumlu sonuçlar sebebiyle diğer birimlere de yaygınlaştırmaya başladığımız (şimdiye kadar 400’ün üzerinde kişinin dahil olduğu farklı takımlarda uygulanmış) bir organizasyon / yönetim modeli kurguladık.

Bu modelin birinci fazı, mevcut fonksiyonel yapıda radikal bir değişime sebep olmadan, organizasyonun yenilenme/keşif işlerine da odaklanmasını, kaynak ayırıp çevik yöntemleri uygulayarak yenilenme fırsatlarını hayata geçirmesini sağlıyor. İkinci faz ise daha kapsamlı bir yeniden yapılanma içeriyor.

Organizasyonel Değişim için Ne Lazım?

Her organizasyon amacını / hedeflerini gerçekleştirebilmek için en asgari ölçekte şunları oluşturmaya ihtiyaç duyar

  • yapı (roller, rol grupları)
  • iş yönetimi süreç ve sistemleri (politikalar, ritüeller, vb dahil)
  • insan yönetimi süreç ve sistemleri (politikalar, ritüeller, vb dahil)
  • uygun yetkinlik (yetkin insan kaynağı)
  • liderlik

Bunların tamamının etkileşimi sonucunda bir örgüt iklimi ve kültürü oluşur. Bu alt unsurlar organizasyonel amacı / hedefleri destekler vaziyette kurgulanmışsa, başarı elde etme yolunda temel şartlar sağlanmış demektir.

Bir organizasyonu değiştirmek istiyorsanız öncelikle

  • Dönüşüm ihtiyacını anlatmanız (iletişim ve dinleme)
  • Ekibi gerekli yeni yetkinlikler doğrultusunda donatmanız (yetkinlik geliştirme)
  • Yeni hedefleri ve bu hedeflere hizmet edecek davranışları destekleyecek şekilde yapı, süreç, sistem, politikalar ve ritüelleri oluşturmanız (yeni çalışma sistemi geliştirme)
  • Liderlerin öncülük etmesini ve rol model olmasını sağlamanız

önemlidir. Biz de, sürdürme işlerine odaklı geleneksel / fonksiyonel bir organizasyonu, çift elli yapma yolculuğunda bu boyutların hepsini göz önünde bulundurarak dönüşüm programı tasarladık. Aşağıda Faz 1 kapsamında kurguladığımız yönetim modelini ve değişim yolculuğu adımlarını bir arada anlatmaya çalıştım.

Herkes kaşif değildir. Çalışma ortamının insanların keşif yapmasına imkan vermesi de yeterli olmaz. Herkesin bir miktar zamanını keşif işlerine ayırmasına dönük net beklenti ve koşulların olduğu bir ortam oluşturmak gerekir.

Faz 1

Bu fazda çift elli çalışmaya geçecek ekiplerden şunları istiyoruz:

  1. Misyonunuzu netleştirin: Müşterileriniz ve bu müşterilere ne sunmak üzere var olduğunuz konusunda herkes aynı noktada mı? Müşterilerinizi ve onlara sunduğunuz “Değer Vaadi“ni yazıp netleştirin.  
  2. Neden çift elli olmak istediğinizi netleştirin: Organizasyonunuzun çift elliliğini geliştirerek ne elde etmek istiyorsunuz? Bu misyonunuza nasıl katkı sağlayacak? Organizasyonun yöneticisinin bunu netleştirmesini ve bir dizi “İletişim ve Dinleme Etkinliği” ile ekibe aktarmasını istiyoruz.
  3. Fırsat yakalama mekanizmaları kurun: Yüksek değerli fırsatları keşfetmek için düzenli çalışan mekanizmalarınız var mı? Yoksa bunlar neler olabilir? Bu iş için ekibin ortak aklını kullanıyor musunuz? Ekip bu noktada farklı çözümler üretemiyorsa, asgari “Keşif Mekanizması” olarak her çevrim öncesinde önemli sorunları / ihtiyaçları tartışacakları ve bu sorunları çözebilecek çözüm fikirlerini konuşacakları “Meydan Okuma Çalıştayları” yapmalarını istiyoruz.
  4. Keşif işlerini ekibin odağında tutacak mekanizmaları kurun: Keşif mekanizmalarından çıkan işleri herkesin görebileceği bir alanda listeliyor musunuz? Bunları rafine edip önceliklendiriyor musunuz? Öncelikli gördüğünüz işleri yapabilmek için gerekli yetkinlikleri belirliyor musunuz? Bu yetkinlikler doğrultusunda öncelikli işleri çalışacak ekibi ve çalışma zamanını belirliyor musunuz? Ekip farklı bir çözüm getiremezse, biz ekipten bir “Keşif İşleri Listesi” oluşturmalarını, her çevrim öncesinde “Keşif İşleri Planlama Toplantısı” yapmalarını ve takip edecek çevrimde üzerinde çalışacakları konuları belirlemelerini, o işi yapabilmek için gerekli yetkinlikleri tespit etmelerini ve hem yetkinlik hem de zaman olarak uygun kişileri (ekip içinden veya dışından) belirlemelerini istiyoruz. Bu sayede belirlenen dönemde çalışılacak keşif işlerine odaklanacak “Geçici Keşif Takımları” belirliyorlar.
  5. Keşif işleri ile sürdürme işleri arasındaki dengeyi sağlayacak mekanizmaları kurun: Ekibin keşif işlerine zaman ayırmasını nasıl sağlayacaksınız? Ekibi nasıl motive edeceksiniz? Bu noktada yapılabilecek birkaç şey var.
    • Birim yöneticisinin “Keşif İş Listesi Sahibi” olarak keşif işlerine dönük beklentiyi yüksek tutan, gerektiğinde sürdürme işlerinin önceliğini değiştirerek keşif işlerine alan açan kişi olmasını istiyoruz.
    • Keşif kaslarını güçlendirdiklerini ve çalıştırdıklarını nasıl anlayacaklarını belirlemelerini yani “Çift Ellilik Anahtar Göstergeleri”ni tespit etmelerini, göstergeler için hedef belirlemelerini ve bu göstergelerdeki gidişatı görünür kılmalarını istiyoruz.
    • Keşif işleri için sabit bir tempo, “Keşif Rutini” oluşturmalarını istiyoruz. 2 haftalık PUKU (planla-uygula-kontrol et-uyumlan) çevrimlerinden oluşan bir tempo tavsiye ediyoruz. Her hafta, sabit 2 veya 3 günü (ör: Çar, Per, Cum) sabit saatleri (ör: 10:00-16:00 arası) keşif işlerine rezerve etmelerini sağlıyoruz. Bu sayede keşif işlerinde çalışanlara haftalık çalışma saatinin bir kısmını rutin sürdürme işleri ile ilgili kritikliklere ayırabilme imkanı veriyoruz.
    • Keşif göstergeleri özelinde “Kollektif Hedefler” almalarını istiyoruz. Her bir çevrimde keşif işlerinde çalışanların bu göstergelere doğrudan katkı koyarken, keşif işlerine katılmayan diğer ekip üyelerinin de keşif işlerinde çalışanların odağının bozulmaması sorumluluğunu üstlenerek dolaylı katkıda bulunduğunun altını çiziyoruz. Yani keşif işlerinde çalışanlar kadar, onların çalışmasını sağlayanların da önemli olduğunu anlatıyoruz.
  6. Çevik felsefeyi ve Scrum’ı öğrenin, keşif işlerinizde uygulayın: Herkes çevik felsefeye ve çevik çalışma yöntemlerine hakim mi? Keşif işlerini çevik bir şekilde yapıyor musunuz? Tüm ekibe çeviklik ve Scrum eğitimi veriyoruz. Ayrıca ilk 3 aylık süpervizyon dönemi boyunca çevik koç desteği sağlıyoruz. Ekibin çevik felsefeyi hızlı içselleştirebilmesi için ilk birkaç çevrim (sprint) sonrasında “Çevik Çalışma Olgunluğu” değerlendirmesi yapılmasını sağlıyoruz. Birkaç çevrim sonrasında kendi içlerinden çevik koç adayları çıkarmalarını talep ediyoruz. Bu adayları ayrı bir eğitim ve değerlendirme sürecinden geçiriyoruz. Süpervizyon dönemi sonunda ekiplerin kendi iç koçları ile kendi kendilerine yeter şekilde ilerleyebilmelerini hedefliyoruz. Birim olarak “Çift Elli Çalışma Olgunluğu” değerlendirmesinde yeterli seviyeye ulaşan birimleri mezun ediyoruz.

Faz 1 Sonuçları

Peki bu yeni çalışma modeli ile nasıl sonuçlar elde ettik? Yeni çalışma şeklini en az 4 aydır deneyimlemiş olan çalışanlar özelinde gerçekleştirdiğimiz öncesi-sonrası değerlendirme çalışması aşağıdaki boyutlarda algılanan durumun iyileştiğini gösterdi.

BOYUTALGILANAN İYİLEŞME
Öncelikli Konulara Odaklanma61%
Takımın Üretkenliği48%
Takım İçi İşbirliği43%
Önceliklendirme ve Beklentilerin Netleştirilmesi43%
Müşteriyle İşbirliği 40%
Çalışan Motivasyonu40%
İşte Şeffaflık38%
Kendini Yönetme / Otonomluk33%
Yenilikçilik / Yaratıcılık29%
Risk Yönetimi 22%

Bu çalışma şekline dönük Net Tavsiye Skoru (NTS) hesaplayabilmek için de bir soru sorduk. NTS sonucu 52 çıktı. Katılımcıların %60’ı “promoter (öven)” tarafta iken, %8’i “detractor (kötüleyen)” tarafta oldu. Kötüleyenlerin en ön plana çıkan gerekçesi, kendi sorumluluklarındaki sürdürme işlerindeki acil/kritik konuların çok olması ve bu sebeple keşif işlerine zaman ayırmakta (çift elli çalışmakta) zorlanmaları oldu. Özetle bu çift elli çalışma şeklinin kendileri için uygun olmadığını düşündüklerini ilettiler.