Okuma süresi 6 dk

Google CEO’su Eric Schmidt ve Başkan Yardımcısı Jonathan Rosenberg, Google’daki yönetim yaklaşımını “Google Nasıl Yönetiliyor?” adlı kitapta kaleme almışlar. Kitabın ana amacı Google’ın iş ve insan yönetimi felsefesini anlatmak. Bunu anlatırken de sadece Google’daki değil, bilişim sektöründeki pek çok farklı firma ve insanla ilgili ilginç hikayelere de yer verilmiş. Kitapta, Google’ın kurum içi girişimciliği ve inovasyonu teşvik etmek amacıyla yıllardır uyguladığı ünlü “Yüzde 20 Zaman” programı ile ilgili de bazı detaylar var. Bu yazıda bu detaylara yer vermek istedim.

“Yüzde 20 Zaman” programı Google’daki çalışanlara şirket için faydalı olacağını düşündükleri bir fikir üzerinde yönetim onayına ihtiyaç duymadan zamanlarının %20sini harcayarak çalışmalarına imkan veriyor. Kitabı yazan Google yöneticileri bu programın birçokları tarafından yanlış anlaşıldığını dile getiriyor.

“Burada mesele zaman değil, özgürlük. Bu programla birlikte her Cuma mühendislerin işten kaytardığı bir kamp ortamı oluşturulduğu düşünülmemeli. Hatta, %20 zaman, daha çok %120 zaman olarak düşünülmeli. Çünkü çoğu zaman, çalışanlarımız kendi özel projelerine akşamları veya hafta sonları bile vakit ayırıyor.”

Program gereği herkes her hafta %20 zamanını bir fikre ayıracak diye bir kural yok. Her çalışan, her daim üzerinde çalışabileceği anlamlı bir fikre sahip olmayabilir. İlla her haftanın veya her ayın %20si ile sınırlı kalınacak diye bir kural da yok. Bu zamanlar biriktirilip tek seferde de kullanılabilir. Kritik işlerin önüne geçmediği sürece, kimse kimseyi bu zamanı ayırmaktan alıkoyamaz. Yeter ki, çalışanın üzerinde çalışabileceği güzel bir fikri olsun.

Program aynı zamanda iş hayatındaki otonomluk ihtiyacı için de fırsat yaratıyor. Çalışanlara, yöneticileri üzerinden gelen işlerin yanında, kendi istedikleri ve keyif alacakları işler için çalışma izni veriyor. Bu sayede iş hayatlarını belli ölçüde özgür iradeleri ile şekillendirmiş oluyorlar.

Bu program Steve Jobs’ın, ünlü “Hiyerarşi ile değil, fikirlerle yönetmelisiniz,” sözünü hayata geçiren sistemdir. Tecrübelerimize göre insanlara güvenip böyle bir rahatlık verdiğinizde, çoğu zaman bunu boşa harcamıyorlar. Yazılım mühendisleri gidip metal şarkıları yazmıyor, kod yazıyorlar.

Google, “Yüzde 20 Projesi” çıkarmak isteyen herkese şunu tavsiye ediyor

  • İlk önce bir prototip yapın. Fikrinizi görünür kılın. Çünkü insanların projenize ilgi duyup heveslenmelerini ancak böyle sağlayabilirsiniz.
  • Aynı fikre gönülden inanan insanlardan oluşan bir ekip kurun. Bir fikir bulmak çok kolaydır ama çalışma arkadaşlarınızı projenize dahil etmek ve kendi %20 zamanlarını sizin %20 zamanınıza eklemelerini sağlamak zordur. Gelişim de tam olarak burada başlar. Çünkü neyi nerede halledeceğinizi bilmeden ortada gezinerek yanınıza kimseyi alamazsınız. Diğer çalışanlarla ilişki kurup geliştirmelisiniz.
  • Projeniz yeterli olgunluğa geldiğinde yönetim ile paylaşın.

Bu programın en değerli getirisi bu süreçte ortaya çıkan ürünler veya özellikler değil; insanların farklı şeyler denerken yeni bilgiler edinmesidir. Projelerin büyük çoğunluğu, insanların her gün uğraştıkları işlerde kullanmadıkları bilgiler ve yetenekler edinmelerini gerektiren işlerden oluşuyor. Bu projeler ender de olsa yepyeni, inanılmaz projeler ortaya çıkarıyor; ama çıkarmasa bile çalışanlar çok şey öğrenmiş oluyorlar. Bu program, bir şirketin sahip olabileceği en iyi gelişim programı.

Peki ya ödüllendirme? Google, çalışanlarına bir yüzde 20 projesi yaptığı için ödül vermeme prensibini benimsemiş. Kendi hayalinin peşinde koşuyor olmaktan daha büyük bir ödül olamaz gözüyle bakıyorlar. Yüzde 20 projelerinin çoğu prototip seviyesinde kalıyor ve terk ediliyor, hayata geçen bazıları da başarısız oluyor. (Ör: Google Wave, Google+). Ama bu başarısızlıklar için kimseden hesap sorulmuyor, bir bedel de ödetilmiyor.

Örnek Proje: Otomatik Tamamlama Özelliği

2004 yılının yazında, Kevin Gibbs adında bir Google mühendisi, yeni bir fikirle çıka geldi. Fikri, Google’ın belleğindeki tüm URL’leri ve Google’da gerçekleştirilen tüm arama terimlerini, genel popülerliğine göre sıralayarak gerçek zamanlı arama terimi tamamlama sistemi oluşturmak ile ilgiliydi. Herkesin anlayacağı şekilde açıklayacak olursak; bu sistem, Google arama kutusuna yazmakta olduğunuz arama teriminin kalanını tahmin ederek size sonuna uygun arama terimleri çıkaracaktı. Boş zamanlarında bu fikri üzerinde çalışan Kevin, bir prototip geliştirdi ve daha bebek adımlarını atan projesinin tanıtımıyla birlikte, prototip linkini yeni fikirleri paylaşmak isteyen insanların olduğu bir e-posta grubuna gönderdi. İnsanlar linke tıkladıklarında Google Arama sayfasına gidiyor ve girdikleri arama terimlerinin otomatik olarak tamamlandığını görerek sistemin nasıl işlediğini anlayabiliyordu. Kevin’in prototipi, birkaç diğer mühendisin daha ilgisini çekti ve onlar da projeye katıldı.

Şu an “Otomatik Tamamlama” adıyla bildiğimiz bu özellik, aramaya “ha” yazdığımız zaman karşımıza açılan menüde “haberler” ve “hava durumu” gibi arama terimlerine, biz devamını yazmakla uğraşmadan erişebilelim diye hayata geçti. “Otomatik Tamamlama”, arama süresinden onlarca saniye kısmanın yanında, kullanıcıların tam olarak aradıkları şeye çok daha hızlı bir şekilde ulaşmasını sağladı. Bir kişinin aklına gelen ve boş zamanlarında uğraştığı bir fikir, yalnızca birkaç sene içerisinde milyarlarca insan için, “Daha önce bu olmadan nasıl yaşıyormuşuz ki?” diyebilecekleri bir özellik halini aldı.

Örnek Proje: Gmail & Adsense

Paul Buchheit, e-postanın çok daha iyi olabileceğine karar verdiğinde, yüzde 20 zamanını, bugünkü Gmail’i ortaya çıkaracak olan Caribou adlı projeye ayırdı. Belli bir süre geçtikten sonra, bu ürününün gelir getirmesi gerektiğini düşündü ve mesajların içeriğine göre, e-postaların üzerinde reklam göstermeyi teklif etti. İlk başta yönetim ekibi olarak bu fikrine karşı çıktık ve ondan Gmail’i daha iyi yapmaya odaklanması gerektiğini söyledik. Geliri sonra düşünecektik. Ancak Gmail, Paul’un bebeği gibiydi ve o da bizi görmezden geldi.

Gmail’in henüz piyasaya sürülmediği ama şirket içinde kullanıldığı dönemde, bir gün Google’ın dahili sistemini hack’leyerek Adwords reklam sunucusuna sızdı ve sabah işe geldiğimizde, e-postalarımızın üzerinde reklamlar gördük. İlk başta herkes çileden çıktı ancak e-postaları okumaya başladığımızda reklamların gerçekten de faydalı olduğunu gördük. Hatta tam o dönemde, Jonathan kardeşleriyle, ebeveynlerinin 50. evlilik yıldönümü için ne hediye alacakları üzerine yazışıyordu. Tam bu sırada, ilgili e-posta zincirinin hemen üzerinde Williams-Sonoma’nın reklamı çıktı. Jonathan’ın ablası, e-postalardan birinde annesinin bahçe işlerini ne kadar sevdiğinden bahsetmişti ve reklamda da çok güzel bir bahçe koltuğu yer alıyordu. Jonathan, reklamdan edindiği fikri kardeşleriyle paylaştı ve sonunda güzel bir hediye aldılar.

Gmail, bu olaydan birkaç ay sonra piyasaya sürüldü. Reklamları pek gelir getirmedi ancak Paul’un reklamları e-postalar ile eşleştirmek için geliştirdiği teknoloji, şu an multi milyar dolarlık bir iş halini alan AdSense’i geliştirmek için kullanıldı. Elbette tüm bunların ardından, Paul bu itaatsizliği için cezalandırılmadı.

Demo Günleri

Kitapta “Yüzde 20 Zaman” programı dışında “Demo Günleri” adlı bir uygulamadan daha bahsediliyor. Programın konsepti şu şekilde:

  • Dönemsel olarak belirlenen 1 hafta bu programa ayrılıyor. Her çalışanın bir ekip oluşturup yenilikçi bir fikir üzerinde çalışması ve prototip oluşturması bekleniyor.
  • Hafta başlamadan önce, istisna olmaksızın tüm mühendisler takvimlerini boşaltıyor. Bu sayede demo günleri, yalnızca lojistik olarak mümkün bir hale gelmenin yanında, herkesin kendini adayacağı bir ortam da oluşturuyor.
  • Demo günlerinde yapılacak projelerde bazı çalışanların, alışık olmadıkları alanlarda bilgi sahibi olmaları gerekebiliyor. Bu yüzden o hafta gelmeden önce kullanmak istedikleri sistemler hakkında eğitim alabiliyorlar. Ayrıca ihtiyaç duyulacak tüm sistemler kurulu ve kullanıma hazır hale getiriliyor, böylece o hafta içinde çalışılacak  proje dışında hiç bir yan işe zaman harcanmamış oluyor.
  • Tek kişilik ekiplere izin verilmiyor ve herkesin normalde her gün çalışmadıkları insanlarla çalışması teşvik ediliyor.
  • O haftanın bitiminde çıkan prototipler Cuma öğleden sonra tüm Googler’lara açık bir şekilde kurulan stantlarda sergileniyor.
  • Burada sergilenen prototiplerin birçoğu daha fazla ilerleme şansı bulamadan iptal ediliyor. Böylece çalışanlar, başarısız olmanın da doğal karşılandığını öğrenmiş oluyor.

Kaynak: “Google Nasıl Yönetiliyor?”, Eric Schmidt & Jonathan Rosenberg, 2015