Yeni yönetici olanlara tavsiye edilen kitaplardan biri olan Micheal Watkins’e ait “İlk 90 Gün” kitabının ismini son zamanlarda çok duymaya başlayınca ben de bir okumak istedim. Resital Yayıncılık tarafından Türkçeleştirilip yayınlanan, orijinali Harvard Business School Press tarafından “The First 90 Days” adıyla sunulan kitabın, imkânınız varsa orijinalini okumanızı tavsiye ederim. Çünkü Türkçesi çok da iyi bir tercüme olmamış kanımca. Okumayı düşünüp öncesinde fikir edinmek isteyenlere ya da okuyacak kadar zamanı olmayıp biraz özünü anlamak isteyenlere bir özet sunmak istedim.

Faydalı olması ümidiyle…

Giriş

Yeni bir yönetim pozisyonuna atandıysanız ilk günler oldukça kritiktir. Bu dönemlerde her lider işi ve insanları yeterli ölçüde tanımıyor olmaktan ötürü biraz savunmasızdır. İşte başarılı olmak için tam olarak ne yapılması gerektiği konusunda bilgisi yoktur ve kendisini bekleyen zorluklardan habersizdir. Bir yandan da çevrenin (amirler, çalışanlar) kendisinden yana beklentileri büyüktür. O yüzden ilk 3 ayda bir momentum yaratabiliyor olmak oldukça önemlidir. Bu dönemlerde kazanılan ufak zaferlerin uzun vadede büyük etkileri olacaktır.

“İlk 90 Gün” kitabı, yeni atanan yöneticilere ilk günlerinde yardımcı olacak bir reçete sunuyor. Bu reçetede tarif edilen adımlar şöyle:

  1. Kendinizi tanıyın
  2. Organizasyonu tanıyın ve öğrenmenizi hızlandırın
  3. Duruma göre stratejinizi belirleyin
  4. Erken kazanımlar elde etmeye çalışın
  5. Başarı için müzakere edin
  6. Yön birliği sağlayın
  7. Ekibinizi kurun
  8. Koalisyonlar oluşturun
  9. Denge kurun

Kendinizi tanıyın

Yeni bir pozisyon için düşünüldüğünüzü öğrendiğinizde, kendinizi zihinsel olarak o pozisyon için hazırlamaya başlamalısınız. Farklı işlerin dinamikleri de farklı olacaktır ve sizi bir önceki işinizde başarılı yapan pek çok şey yeni işinizde size çok da faydalı olmayacaktır. Bu aşamada düşülecek en büyük yanılgı “Beni bu işe şimdiki işimde elde ettiğim başarılar, yetkinliklerim, yaklaşımım, tarzım sayesinde layık görüyorlar, o yüzden yeni işimde de aynı şekilde devam etmeliyim.” düşüncesine kapılmaktır. (1) Bu sebeple, eski iş ile zihinsel bağı kırmak, yeni işin gerekliliklerini anlamaya çalışmak ve gelişim ihtiyaçlarınızı tespit etmek yapmanız gereken ilk şey olmalıdır.

Savunmasız olduğunuz taraflara odaklanmak için “Problem Tercih Değerlendirmesi” yöntemini kullanın. (2) Genelde 3 tip problem vardır: Teknik (stratejiler, pazarlar, teknolojiler, süreçler..vb), Politik (güç dengeleri, ilişkiler..vb), Kültürel (değerler, normlar, davranış şekilleri..vb). Herkes bir problem türünü diğerlerine göre daha çok tercih eder ve daha çok o tür problemler üzerine yoğunlaşır, diğer problem türlerinde zayıflar. Geçiş döneminde karşılaşacağınız zorluklar zayıf olduğunuz problem türlerinden olabilir. Çok da keyif almadığınız türden işlere ciddi zaman ayırmanız gerekebilir. Bu aşamada özdisipline ve dış yardıma (koçluğa) ihtiyaç duyabilirsiniz.

Destek ihtiyacı hissettiğiniz alanlarla ilgili olarak kendinize danışman bulmak için kişisel ağınızı kullanın. Sizi ve / veya yeni işinizi iyi tanıyan arkadaşlardan, uzmanların görüşlerine başvurun. Eski patronunuz ya da başka bazı kişiler yeni işe geçişinizi istemeyebilirler. Bu nedenle geçiş sürecinde neleri yapacağınızı planlayıp patronunuzla el sıkışın. Kötü niyetli olarak otoritenizi erkenden test etmek isteyenlere karşı hazırlıklı olun.

Yeni çevrenizin sizi kabullenebilmesi için tanıtım kritiktir. Fırsat bulduğunuzda reklamınızı yapmaktan çekinmeyin.

(1) Bu tavsiye bana “What Got You Here Won’t Get You There” kitabını hatırlattı. Ayrıca okunmasını tavsiye ederim.

(2) SWOT ya da SWOHP analizini de mutlaka kullanın.

Organizasyonu tanıyın ve öğrenmenizi hızlandırın

Pek az yönetici bir organizasyonun sistematik bir şekilde nasıl analiz edilebileceğine yönelik bir eğitim almıştır. Fakat her yeni yöneticinin ilk ihtiyaç duyacağı yetkinlik de budur. Yöneteceğiniz organizasyonun finansal ev operasyonel performansı, stratejik ve operasyonel planları, mevcut kültür ve politikaları, çalışanları ve yetkinlikleri hakkında bilgi sahibi olmalısınız. Bu bilgilerin bazılarına birim dokümanlarını inceleyerek bazılarına da sadece ilgili kişilerle konuşarak sahip olabilirsiniz.

Öncelikle sormanız gereken sorular:

Geşmiş Zaman Şimdiki Zaman Gelecek Zaman
Performans:

  • Organizasyonun geçmiş performansı nasıldı? İnsanlar nasıl olduğunu düşünüyor?
  • Hedefler doğru belirlenmiş miydi?
  • Hedeflere ulaşılan / ulaşılmayan durumlarda ne oldu?

Temel Nedenler:

  • Performansın iyi ya da kötü olmasına neden olan koşullar nelerdi?
  • Performansı etkileyen yetkinlikler, yapısal, kültürel ve politik unsurlar neler?

Tarihçe:

  • Organizasyon nasıl bir değişimden geçti? Ne gibi çabalar sarf edildi?
Vizyon & Stareji

  • Vizyon ve strateji nedir? Nasıl belirlenmiştir? Takip ediliyor mu?

İnsanlar:

  • İnsanların yetkinlikleri neler?
  • Kime güvenilir, kime güvenilmez?
  • Kimin etkisi vardır ve neden?

Süreçler:

  • Ana süreçler neler?
  • Bunların kalite, güvenilirlik, zaman..vb performansı nasıl?

Tehlikeler:

  • Sürpriz tehditler neler olabilir?

Hızlı Kazanımlar:

  • Hangi alanlarda (ilişkiler, süreçler, ürünler) hızlı kazanımlar hedeflemelisiniz?
Tehditler ve Fırsatlar:

  • Önümüzdeki dönemde karşılaşabilinecek tehditler ve fırsatlar neler?
  • Tehdit ve fırsatlar için nasıl hazırlıklı olunabilir?

Engeller ve Kaynaklar:

  • Değişimi gerçekleştirmek için çıkacak engeller neler?
  • Kaynaklarınız yeterli mi?

Daha sonra öğrenme ajandanızı oluşturmanız gereklidir. Öğrenme stilinizin de farkında olmanız doğru öğrenme araçlarını seçmenizi ve öğrenme sürecini hızlandırmanızı sağlayacaktır. Öğrenme ajandanızda yer verebileceğiniz yapısal öğrenme metotları:

  • Organizasyon ve çalışan anketleri / araştırmaları
  • Yapılandırılmış mülakatlar
  • Odak grupları
  • Süreç analizi
  • Fabrika, müşteri, tedarikçi, saha ziyaretleri
  • Kritik geçmiş karar analizi
  • Pilot projeler

Çalışanlarınızla mutlaka birebir görüşmeler yapın. Görüşmelerinize şu 5 soruyu sorarak başlayabilirsiniz:

  • Şu anda ya da yakın gelecekte organizasyonun karşılaştığı ya da karşılaşacağı en büyük mücadele nedir?
  • Organizasyonun bu mücadelelerle yüzleşme nedeni nedir?
  • Büyümek için potansiyel umut vaat eden fırsatlar nelerdir?
  • Organizasyondaki fırsatları ortaya çıkarmak için neler yapılması gerekir?
  • Yerimde olsaydınız hangi noktaya odaklanırdınız?

Edindiğiniz bilginin ve bu doğrultuda yaptığınız yorumların doğruluğunu test edin. Öğrenme sürecinin ana adımlarını (Bilgi edinme, analiz, hipotez, test) özenli bir şekilde işletin.

Duruma göre stratejinizi belirleyin

Sorumlu olduğunuz organizasyonun içinde bulunduğu döneme göre stratejinizi belirlemeniz gerekir. Bu dönemler 4 kategoride incelenebilir.

  1. Start-Up (Başlangıç): Yeni kurulan bir organizasyonda ilk iş insan, mali kaynaklar, teknoloji ve alt yapı gibi unsurları derleyerek organizayonel yapabilirliği arttırmaktır.
  2. Turnaraound (Dönüşüm): Dönüşüm döneminde olan bir organizasyonda başa çıkmanız gereken büyük sorunlar vardır ve genelde bu sorunlardan kurtulmanın yolu kapsamlı yeniden yapılanmalardan geçer.
  3. Reallignments (Yeniden yapılanma): Bu dönemdeki bir organizasyonda, göreviniz olası riskler karşısındaki bir organizasyonun iş yapış şeklini değiştirerek performansını arttırmaktır.
  4. Sustaining Success (Başarıyı devam ettirme): Bu dönem içindeki bir organizasyonda, başarıyı devam ettirmek ve daha da ileri seviyelere taşımak için başarıyı sağlayan organizasyonel dinamikleri korumak ve motivasyonu sağlayacak yeni çetrefilli hedefler bulmak ile sorumlu olursunuz.
Zorluklar Fırsatlar
Başlangıç
  • Sıfırdan yapı ve düzen kurma
  • Yüksek performanslı bir takım oluşturma
  • Sınırlı kaynaklar
  • Olasılıklardan enerji alan insanlar
  • Önyargı ve performans sorunu yaratan kültürel unsurlar olmaz
Dönüşüm
  • Acı veren kesintiler
  • Moral düşüklüğü yaşayan çalışan ve hissedarlara enerji verme
  • Zaman baskısı altında hızlı sonuç alma
  • Herkes değişimin gerekli olduğunun farkındadır
  • Olası çöküşten korkan dış gruplar önemli destekler sağlamaya gönüllüdür
  • Küçük başarılar yüksek enerji verir
Yapılanma
  • Performans sorunu yaratan kültürel unsurlar ile mücadele
  • Değişim konusunda çalışanların inanç ve desteğini kazanabilme
  • Sıkıntı yaratabilecek yapısal değişiklikler
  • Organizasyonun mevcut güçlü yanları vardır
  • İnsanlar başarılı olduklarını görmeye devam etmek isterler

 

Başarıyı Devam Ettirme
  • Sorun çıkarmadan daha iyi sonuçlar elde etmek için yollar arama
  • Başarıyı sürekli kılacak temel unsurlar zaten mevcuttur

Erken kazanımlar elde etmeye çalışın

İş başına geldiğinizde ve ilk icraatlarınızı gerçekleştirmeye başladığınızda hem amiriniz hem de çalışanlar yeni ve iyi bir şey olduğunu hissetmeliler. Eğer insanların inancını kazanacak erken kazanımlar elde edebilirseniz size verilecek destek artacaktır.

Bu aşamada yeni liderlerin en sık yaptığı hatalar:

  • Odaklanmayı başaramamak: Bir değişimin peşinden koşarken imkan ve kabiliyetlerin ötesinde işe el atıp odak kaybetmek çok kolaydır ve bu hatanın sonuçları yıkıcı olabilir. Birkaç alan dışında çarpıcı sonuçlar elde etmek mümkün değildir. O yüzden en büyük kazanım vaat eden birkaç konuya odaklanmak gerekir.
  • Organizasyonun içinde bulunduğu dönemi dikkate almamak: İçinde bulunulan dönem “hızlı kazanımın” ne olduğunu tamamen değiştirir.
  • Kurumsal kültürü dikkate almamak: Organizasyon dışından gelen liderler bu hatayı sık yaparlar. “Kazanım nedir?” ve “Nasıl elde edilir?”i geldikleri yerin kültürü ile tanımlarlar ve genelde bu tanım organizasyonun mevcut tanımları ile uyuşmaz.
  • Patronun hassasiyetlerini dikkate almamak: Tam olarak hem fikir olmasanız bile amirinizin neyi acil ve “hızlı kazanım” olarak gördüğünü anlamak ve akılda bulundurmak gerekir.
  • Araçların sonuçların altını kazmasına izin vermek: Süreç önemlidir. Etkili bir sonuç elde etmek için suyu bulandırmak belaya davet çıkarmak demektir. İzlediğiniz yol ve kullandığınız yöntemler kültür ile uyumlu olmalıdır.

İlk dönemlerde attığınız her adımının birincil iş öncelikleri ile organizasyonda inşa etmeye çalıştığınız yeni davranışsal kalıplar ile sıkı sıkıya uyumlu olmasına dikkat edin. Organizasyonunuz ile iletişim kurarken nasıl mesajlar vermek istediğinizi ve nasıl bir imaj yaratmak istediğinizi önceden düşünüp planlayın. Ekibinizde güven oluşturmak için grubun hayranlık duyduğu değerleri anlamaya çalışın. Genellikle yeni liderler aşağıdakileri gerçekleştirdikleri takdirde güvenilirlik kazanabilirler.

  • Talep kar fakat memnun olma
  • Ulaşılabilir fakat fazla samimi olmayan
  • Kararlı fakat sağduyulu
  • Odaklanmış fakat esnek
  • Karışıklığa neden olmadan aktif
  • Zor fakat insanca kararlar vermeye istekli

Başarı için müzakere edin

Başarı için müzakere etmek demek başarı elde etme şansınızı arttırabilmek üzere amiriniz ile karşı karşıya oturup oyunun kuralları üzerine konuşmak demek. İçinde bulunduğunuz koşullara göre oyunu oynamaya çalışmak reaktif bir yaklaşım. Bazı koşulları değiştirme şansınız olabilir. Patronunuzla gerçekçi beklentiler belirlemesi ve bazı koşulları değiştirmesi üzerine müzakere edebilirsiniz.

Patronunuz ile etkin bir ilişki kurmak için şunları kesinlikle yapmayın:

  • Geçmişi kötülemeyin: Sizden öncekileri yermek size ilave puan kazandırmayacaktır. Hatta çoğu zaman tersi olabilir.
  • Uzak kalmayın: Patronunuz sizle kolay ve rahat bir şekilde iletişim kurabilmeli. Onun için kolay ve rahat olan sizin için olmayabilir; o zaman ona uymaya çalışın.
  • Şaşırtmayın: Kötü gidişatı önceden haber verin. Hiçbir patron kucağında bir son dakika bombası ile kalmayı sevmez.
  • Sorunlu bebek olmayın: Patronunuza devamlı sorun getiriyor olmak çok da hoş karşılanmayacaktır. Sorunları çözecek kişi sizsiniz. Onun sponsorluğuna ihtiyaç duyduğunuz konular dışında kendiniz önlem almaya çalışın.
  • Yapılacaklar listeniz üzerinden rapor vermeyin: Bazı zamanlar bu gerekli olabilir. Ama patronunuz çoğu zaman böyle detaylı bir gözden geçirme istemeyecektir.
  • Patronunuzu değiştirmek için uğraşmayın: Onun değişmeyeceğini ve sizin ona uym sağlamanız gerektiğini varsayarak hareket edin.

Patronunuzla etkin bir ilişki için şunları yapmanız önerilir:

  • İlişkinizi yürütmek için %100 sorumluluk alın: Azıcık da patron çaba sarf etsin demeyin.
  • Ortak beklentileri erken ve sık konuşun.
  • Teşhis ve tanı koyma için zaman isteyin: Kendinizi hemen işin göbeğine atıp yangınlarla mücadeleye başlamayın. Organizasyonu inceleme ve faaliyet planı yapmak için mutlaka zaman ayırın.
  • Patron için önemli alanlarda hızlı kazanımlar elde etmeye çalışın.
  • Patronun görüşlerine değer verdiği insanlardan iyi puan almaya bakın.

İlk 90 gün boyunca, patronunuzla aşağıdaki 5 konuyla ilgili bir konuşma planı oluşturmanız gereklidir:

  • Mevcut durum teşhisi: Patron mevcut durumu nasıl görüyor?
  • Beklentiler: Kısa ve orta vadedeki beklentileri neler?
  • Stil: Nasıl iletişim kuracaksınız?
  • Kaynak: Hangi kaynaklara ihtiyacınız var?
  • Kişisel gelişim: Hangi alanlarda gelişime ihtiyaç duyuyorsunuz?

Yön birliği sağlayın

Başarının en önemli şartlarından biri organizasyonel unsurlar (strateji, yapı, sistemler, insanlar, kültür) arasında uyum ve yön birliği sağlamaktır. Bu noktada en sık yapılan hatalar şunlardır:

  • Problemleri tam olarak anlamadan yapıyı değiştirmek
  • Çok karışık yapılar kurmak: Sorumluluk ve hesap verilebilirliğin pek çok çalışan arasında dağıldığı matris tipinde yapılar kağıt üzerinde hoş görünürler ama uygulamada organizasyonel felce yol açabilirler.
  • Sorunlu süreçlere otomasyon getirmek: Süreçlerin ciddi sorunları varken süreci teknoloji ile hızlandırmak faydadan çok zarar getirir.
  • Sırf değişiklik olsun diye değişiklik yapmak: Gördüğünüz parmaklıkları, oraya neden konduklarını iyice anlamadan kaldırmaya çalışmayın.
  • Ekibinizin stratejik değişime ayak uydurma kapasitesini tam olarak öngörememek: Bir grup için kapsamlı değişime uyum sağlamak zordur. Değişimi kademeli yapmak daha iyi sonuçlar elde etmenizi sağlayabilir.

Ekibinizi kurun

Ekibiniz ne kadar güçlü olursa yaratabileceğiniz değer de o kadar fazla olacaktır. O yüzden mevcut personelinizin durumunu iyi bir şekilde değerlendirip kime “tamam” kime “devam” diyeceğinize karar vermeniz gerekir. Bu noktada düşülebilecek en büyük hatalar.

  • Mevcut takımı çok uzun süre tutmak: Bazı yöneticiler hemen takımda hızlı bir temizliğe girişirler. Fakat çoğunluğu değişik sebeplerden ötürü yeterli olmayan bir ekiple uzun süre devam eder. Bu da her geçen gün liderin omzuna daha da fazla yük binmesi anlamına gelir.
  • Uçağı onarmayı ihmal etmek: Eğer sıfırdan bir organizasyon kurmuyorsanız, mevcut bir kadro ile başlıyorsunuz demektir. Kadronun eksikliklerini gidermeyi unutmayın. Bu biraz havadayken uçağı onarmaya benzer, o yüzden zordur; ama yapmadığınız takdirde de hedeflediğiniz noktaya ulaşamayabilirsiniz.
  • Organizasyon ve takım yeniden yapılandırma işlerini paralel yürütmemek: Strateji, yapı ve yetkinliklerde nasıl bir değişim istediğinize kara vermeden takımı yeniden yapılandırma işlerine girmeyin.
  • İyi insanları tutamamak: “Ekipte kim kalacak, kim gidecek?” mevzusu suyu bulandırabilir ve en iyi adamlarınız bundan ürküp kendilerine başka fırsatlar aramaya başlayabilirler.
  • Takım geliştirme çalışmalarına çekirdek ekip oluşmadan başlamak:.
  • Uygulamalarla ilgili erkenden karar almak: İnsanlar tanımlama aşamasında içinde bulunmadıkları kararları uygulamakta isteksiz olurlar. İnsanların sahiplenmesini sağlamadan faaliyet planınızı devreye almayın.
  • Her şeyi kendi kendine yapmaya çalışmak: Yeniden yapılandırma işi karmaşık bir iştir. Size yardımcı olacak, tavsiyelerde bulunacak birilerini bulmanız faydalı olacaktır.

Koalisyonlar oluşturun

Genelde başarınız size bağlı olmayan başka kişilere de bağlıdır ve onlarla koalisyonlar oluşturmak oldukça kritiktir. Bu yüzden bir ittifak stratejisi geliştirmeniz ve sizi destekleyecek, köstekleyecek ya da arada oynayacak kişileri kendi tarafınıza nasıl dahil edeceğinizi çalışmanız gereklidir.

İlk etapta kimleri ittifak planlarınızda öncelikli olarak düşünmeniz gerektiğini bilemeyebilirisiniz. Bu konuda patronunuz size yardımcı olabilir. Ona şirket içinde ve dışında işinizle ilgili en kritik 10 irtibat ne olabilir diye sorun. Daha sonra bu kişilerle birebir görüşmeler yapın.

Denge Kurun

Genelde verimli olmak için bir miktar stres gereklidir. Fakat fazlası sizi yiyip bitirecek ve performansınızı düşürecektir. Daha çok çalışıp daha az şey elde etmeye başladığınızda başınız derde girmeye başladı demektir. Bu tuzaktan kurtulmak aşağıdaki tavsiyelere kulak vermelisiniz:

  1. Başarı stratejilerine adapte olun: Daha önceki bölümlerde anlatılan stratejileri uygulamaya çalışın.
  2. Özdisiplin oluşturun: İş planı oluşturun ve düzenli takip edin. Detayını bilmediğiniz konularda kişisel taahhütler vermeyin, bu tarz talepleri daha sonra değerlendirmek üzere erteleyin. Duygusal olarak zor durumlarda, “balkona çıkmayı” ihmal etmeyin. Bir adım geri atıp bu zor duruma nasıl müdahale edebileceğinizi planlayın. Sürece odaklanın. Kendinizi kontrol etmek için her günün sonunda bir özdeğerlendirme yapın. Düşünce ve izlenimlerinizi bir kağıda yazın. Eğer belli alanlarda sarf ettiğiniz eforun veriminin düştüğümü görüyorsanız, kendinizi ve yaklaşımınızı tazelemek için ara verin.
  3. Destek sistemleri kurun: Sağlam bir tavsiye-danışma ağı oluşturun. Özel hayatınızı düzene sokmadan profesyonel hayatta büyük değişimlerin altına girmek birden fazla cephede savaşmak gibidir. Öncelikle aileniz ve çevreniz ile ilgili bir düzen oluşturmaya çalışın.

Orijinal kitabın büyük kısmını Google Books üzerinden ücretsiz okuyabileceğinizi de hatırlatayım.