İhtiyacı ve Ekibi Tanımla

Ekibin, çalışmanın 5N1K’sı özelinde aynı noktada olması başarı için önemlidir. Tanımlama aşamasında yer alan araçlar inovasyon sürecinin adımları arasında git gel yaparken bunu sağlamayı hedeflemektedir.

Ekip içi uyum ve hizalanma İnsan Odaklı İnovasyon çalışmalarında özellikle gereklidir çünkü ekip üyeleri süreç boyunca büyük ölçüde bağımsız çalışırlar. Bağımsız çalışma iki nedenden ötürü kaçınılmazdır. Birincisi saha araştırması ve sınama gibi aşamalar çok zaman alan emek yoğun adımlar içerir. Bu aşamalardaki adımları tüm ekibin bir arada gerçekleştirmesi verimsiz olduğu kadar zordur da. İkincisi, bazı işleri, doğası gereği, bir ya da en fazla iki kişinin yapması gerekir. Örneğin, kullanıcılarla mülakat gerçekleştirecekseniz, kullanıcıların kendisini rahat hissedebilmesi için karşılarına bir ya da en fazla iki kişi ile çıkmak daha etkili sonuç alınmasını sağlayacaktır. O yüzden, bağımsız çalışan ekip üyelerinin pek çok konuda aynı bilgi ve bakış açısına sahip olmasını sağlamak önemlidir. Peki nedir bu konular? Gazetecilerin 5N1K metaforu üzerinden anlatalım.

Her iovasyon çalışmasında, ekibin en başta net olması gereken şeyler “Neden?” ve “Ne?” sorularının cevaplarıdır. Yani ekip çalışma konusunu, amacı ve hedefleri anlayıp netleştirmelidir. Neye ulaşmak istiyorsunuz? Kimleri etkiliyor? Ulaştığınızı nasıl anlayacaksınız? Yapacağınız çalışmanın büyük resimde yeri ne? Neye hizmet edecek? Bu soruların cevabı sizde ve sürece dahil olan herkeste net olmalıdır. Tüm ekip üyeleri kafasında aynı hayali canlandırıyorsa, o hayale giden yol boyunca daha uyumlu ve destekleyici olurlar.

“Neden?” ve “Ne?” sorularına cevap bulduktan sonra, “Nasıl?”, “Nerede?”, “Ne zaman?” ve “Kim?” sorularına odaklanabilirsiniz. Bu çalışmayı nasıl yapacaksınız? Yani nasıl bir yol haritası izleyeceksiniz? Yol haritasında belirlediğimiz adımları nerede, ne zaman, kimlerle gerçekleştireceksiniz? İşte bu aşamada bir çalışma planı yapmanız gerekir. İnovasyon çalışmaları doğası gereği, içi çok kestirilemeyen çalışmalardır. Süreç boyunca yeni şeyler öğrendikçe, planı sık sık değiştirmek gerekir. Herkesin gidişattaki değişimlerden haberdar olması ekibin ahenk içinde verimli ve etkili bir şekilde çalışmasını sağlar.

İnsan Odaklı İnovasyon çalışmalarını çevik bakış açısı ile yönetmek, bu tarz işlerin karmaşık doğasına daha uygundur. Çevik yaklaşımda çalışma ekibinin misyona uygun olarak oluşturulması önemlidir. Genelde biraz geniş bir kaynak havuzu belirlenir ve ihtiyaca göre bu kaynak havuzundan en uygun adaylarla görev bazlı alt ekipler oluşturulur.

Çevik yaklaşımda ekipler önemli ölçüde otonomdur. Verilen görevi nasıl yerine getireceklerini kendileri belirler. Ekip içinde hiyerarşik bir ilişki yoktur. Tüm işler ekibin ortak sorumluluğudur. O yüzden ekip içinde bir uzmanlık ve rol ayrımı olsa dahi, roller birbirine geçişkendir. Yani ihtiyaç halinde herkes kendi uzmanlık alanı veya rol tanımının dışına da çıkarak görev alır.

İş dağılımının belirlenmesinde çekme prensibi geçerlidir. Ekip üyeleri hangi işleri üstlerine alacaklarına kendileri karar verirler. Ekibin üstünde ne kadar iş var, hangi iş kimde ve ne durumda gibi detaylar herkesin görebileceği bir şekilde bir panoda veya yazılım üstünde şeffaflıkla takip edilir. Ekip her günün başında gidişat ile ilgili bir durum değerlendirmesi yapar ve kendi içindeki iş dağılımını gözden geçirir.

Ekibin yapacağı işleri ise bir müşteri temsilcisi belirler. İşleri müşteriye yaratacağı değer açısından önceliklendirir, en öncelikli olanları da detaylandırır. Her iş için başarı kriterlerini belirler ve ekip ile beraber efor tahmini yapar. Müşteriye daha çok değeri daha erken sunacak şekilde işleri gruplandırır ve iş paketleri oluşturur. İş paketlerinin kısa çevrimler içinde yapılabilecek olmasına dikkat eder. En öncelikli işler yapıldıkça, listedeki diğer işleri detaylandırır ve iş paketlerine dönüştürür. Gereken durumlarda hem iş listesini hem de öncelik sıralamasını değiştirebilir.

Çevik çalışma yaklaşımında, çevrimlerin süresinin sabit olmasına da özen gösterilir. Sabit süreli çevrimler, alt ekiplerin çalışmalarını uyumlandırmayı ve entegre etmeyi, ekipler arası kaynak geçişlerini planlamayı kolaylaştırır. Ayrıca ekip içinde herkesin kendini daha iyi planlayabileceği öngörülebilir bir tempo oluşturulmasını sağlar.

Çevik yaklaşımı, diğer yaklaşımlardan ayıran bir diğer önemli unsur, zaman, bütçe ve kaliteden taviz vermeden kapsamı yönetme prensibidir. Kapsam çok sıkı bir şekilde yönetilir ve taahhüt edilen süre içinde taahhüt edilen kaynaklarla en fazla değer üretecek kısımların tamamlanması hedeflenir.

Çalışmanızı planlarken ve gerçekleştirirken, çevik çalışma yaklaşımını mümkün olduğu kadar kullanmanızda fayda var. İlerleyen bölümlerde yer alan yönlendirmelerin bir kısmında bu bakış açısının varlığını fark edeceksinizdir.

Araçlar: