Okuma süresi 5 dk

Geçmişte 360 derece değerlendirme sistemlerini uzun yıllar kullanmıştık. Yılda bir işleyen, herkesin kendi özdeğerlendirmesini yaptığı, kendisi için değerlendirici önerdiği, yöneticinin öneriler üzerinden değerlendirici seçtiği ve değerlendiricilerin temel davranışsal yetkinlikler üzerinden bir puanlama yaparak ve yorum yazarak anonim bir şekilde değerlendirmelerini ilettiği bir kurgu vardı. Sonuçlar pek parlak değildi. Herkes kendini diğer değerlendiricilere göre daha olumlu değerlendiriyordu. Astlar üstlerini eş düzeylerine göre daha olumlu değerlendirme eğilimindeydi. Eş düzeylerin birbirini değerlendirmesi biraz daha ölçeğin ortasına yakındı. Ama çoğunluk için değerlendirme ölçeğinin pozitif uç noktaları kullanılıyordu (Ör: 5’li skalada 5 veya 4). Her değerlendirme kalemi için aynı puanı (hepsine 3 veya 5) verip geçen “trol”lerin sayısı da az değildi. Trol değerlendirmeleri silsek bile, bir kişinin değerlendirme sonucu yetkinliklere göre pek fazla ayrışmıyordu. (ör: En yüksek yetkinlik sonucu 4,56 iken en düşüğü 4,10 oluyordu) Yazılı yorum yazma son derece kısıtlıydı. Yazılan yorumlar da genelde okuyanın kendisine çıkarım yapmakta zorlanacağı ölçüde genelleyici ifadelerden oluşuyordu. O yüzden uzun bir süre önce bu yaklaşımı kullanmayı bırakmıştık.

Yakın dönemde de bir anlık geri bildirim sistemi denedik. Son derece kullanıcı dostu, çalışanların önemli bir kısmının yoğun olarak kullandığı kurumsal mobil uygulamanın bir parçası olarak çalışan bir uygulama üzerinden, herkesin istediği zaman herhangi birine anlık anonim bir şekilde geri bildirim verebildiği bir kurgu vardı. Geri bildirim puandan çok cümleler halinde iletilsin istediğimiz için, geri bildirim verme ekranına herkesin kendini dilediği gibi ifade edebileceği tek bir yorum kutusu koyduk. Uygulama tercihe göre temel davranışsal yetkinliklerimizi de yoruma etiket (tag) olarak ekleyip puanlama yapılmasına imkan veriyordu. Uygulama üzerinde geri bildirim talep etme özelliği de mevcuttu.

Bu uygulama kullanılsın diye yaptığımız tanıtım ve teşvik çalışmalarını yazsam kitap olur. Biraz abartmış olabilirim; ama kitap olmasa da kalın bir kitapçık olur. Sonuç yine pek parlak olmadı. 1 yıl içinde platform üzerinden verilen geri bildirimlerin sayısı ortalamada kişi başı 2-3 civarında kaldı. Nüfusun %30’una uygulama üzerinden bir defa bile geri bildirim verdiremedik. Verilen geri bildirimleri de analiz ettiğimizde %95’inin çok olumlu olduğunu bulduk.

Daha önce bir yazımda bahsettiğim insan odaklı tasarım çalışmamız ve gerçekleştirdiğimiz takım koçlukları da bizi aynı noktaya götürüyordu. Ne zaman sorgulasak, herkes “Geri bildirim önemli! Keşke devamlı geri bildirim alsak ve versek!” diyordu. Gerçi bunu da genel kabul görmüş bir doğru olarak öğrendikleri için böyle diyorlardı muhtemelen. Aynı “Sağlıklı yemek yemek önemli.” veya “Hareketli yaşam çok önemli, mutlaka spor yapmak lazım.” şeklinde öğrendiğimiz ve inandığımız önermelerde olduğu gibi. Ama iş bilineni pratiğe dökmeye gelince olmuyordu. Günlük koşuşturma içinde kimse ne geri bildirim almaya ne de vermeye iştahlı oluyordu.

Takım koçluklarından elde ettiğimiz deneyim, uygun ortam, yöntem ve teşvik sağlandığında geri bildirim akışının arttığını gösteriyordu. Normalde hiç gün yüzüne çıkma ihtimali olamayan olumsuz geri bildirim konuları yapılandırılmış yüz yüze ortamlarda daha rahat dile getiriliyordu. Gerçekleştirdiğimiz derin mülakatlar, zaten olumsuz konuların yazılı ve anonim ortamlarda dile getirilmesinin genel olarak hoş karşılanmadığını göstermişti. Bu şekilde geri bildirim vermek dedikodu yapmak veya arkadan konuşmak gibi değerlendiriliyordu. Ayrıca kurumsal bir sistem üzerinden bu yapıldığında, olumsuz bir değerlendirmenin ilgili kişinin kurumsal kayıtlarında kalacak olması çoğunluğun haz etmediği bir durumdu. Belki de bu yüzden herkes bu duruma düşmemek (yani kurumsal geri bildirim sistemi üzerinden olumsuz bir değerlendirme almamak için) çok büyük derdi olmadıkça hep olumlu değerlendirme yapma eğilimindeydi. Olumsuz geri bildirimi anonim ve yazılı alan kişilerin de, ifadelerin kısa ve genelleyici olmasından ötürü konuyu ve beklentiyi net anlayamama dertleri oluyordu. Geri bildirimi ciddiye alsalar bile daha net anlamak için soru sorma şansları olmuyordu. Bu sebeple geri bildirimlerin etki yarattığı nadiren görülüyordu.

Madem bu geri bildirim meselesinin faydalı olduğuna inanmışız, geri bildirimi nasıl kurumsal hayatımızın içine daha fazla sokabilirdik? Bunun için takım koçluklarında elde ettiğimiz olumlu deneyim üstünden ilerlemeye karar verdik. Organizasyonun en küçük yapı taşı olan takımlarda başarı elde edebilirsek organizasyonun geneline sirayet eden bir geri bildirim kültürü oluşturabilirdik. Bu amaçla, takımlar seviyesinde ortalama yarım gün içinde icra edilebilecek bir araç (çalıştay kurgusu) tasarladık ve gönüllü olan takımlardan başvuru toplayıp uygulamaya başladık.

Çalıştay öncesi:

  • Ön Bilgilendirme: Amaç, ajanda vb. detayları içeren etkinlik tanıtım dokümanı önden takım ile paylaşılır ve takım içinde değerlendirilmesi istenir
  • Zamanlama: Takım ile etkinlik günü ve saatinin netleştirilmesi.

Çalıştay:

  • Uygulama 1: Takım üyelerini sol beyinden sağ beyine geçirmek, duyguları konuşmaya ve geri bildirim vermeye alıştırmak için bir uygulama yapılır.
  • Bilgilendirme: Geri bildirim ile ilgili temel seviyede eğitim verilir. (Farkındalık ile ilgili yazımda yer verdiğim kapsama yakın bir içeriği var.)
  • Takım Kontratı: Çalıştay boyunca uyulacak kural ve prensipler belirlenir.
  • Uygulama 2: Herkesin sırayla geri bildirim alan konuma geçmesi, tarif edilen formata göre verilen geri bildirimleri dinlemesi, verilen geri bildirimlerin not edilmesi sağlanır. Sadece anlamak için soru sorulabilir, yorum yapmak yasaktır.
  • Uygulama 3: Herkesin aldığı geri bildirimleri tek başına değerlendirmesi ve bu çalıştayda duyduğu beklentilere göre çalıştay sonrasında neye taahhüt edeceğini yazması istenir. Ardından herkes sırayla taahhüdünü tüm takıma okur. Takımdan taahhüdü yeterli bulup bulmadığına dair (sadece kart veya el işareti ile) değerlendirme alınır. Çoğunluğun yetersiz bulduğu taahhüt ile ilgili takımdan yorum istenir ve taahhüdün ilgili kişi tarafından revize edilmesi sağlanır.
  • Uygulama 4: Zaman varsa yapılabilir. Yazılan taahhütlerin içselleştirilmesi için herkesin taahhüdü kağıda bakmadan ve düşünmeden söylemesi sağlanır. (Yere bir çizgi çizilebilir, içselleştirerek söyleyenler çizginin diğer tarafına geçer, kimin yeteri kadar içselleştirdiğinin değerlendirmesini koç yapar.)
  • Uygulama 5: Takımın birbirine verdiği taahhütlerin gerçekleşmesini nasıl takip edeceği kararlaştırılır.
  • Takdir ve Kutlama

Çalıştay sonrası:

  • Geri bildirim notları ilgili kişide kalır, başka hiçbir yere kaydedilmez.
  • Sadece herkesin verdiği taahhütler bir tabloya işlenir. Takım bu tablo üzerinden gözden geçirmelerini yapar.

2020 yılında bu araçtan faydalanmak için başvuru yapan 50’e yakın takım olmuştu. Ama pandemi sebebiyle şimdiye kadar çok azına yapabildik. Gerçi kısıtlı deneyimimiz bile iyi sonuçlar elde etme potansiyelimizin yüksek olduğunu gösteriyor. Deneyimlediğimiz takım sayısı arttıkça sonuçları paylaşacağım.