“Yalın” otomotiv dünyasında, “Çeviklik” ise yazılım dünyasında gelişmiş iki farklı yaklaşım. Kariyeri otomotiv dünyasında geçmiş biri olarak yalın felsefeyi öğrenecek, görecek ve deneyimleyecek bir hayli fırsat yakalamıştım. Çevik yaklaşım ile tanışmam ise oldukça yeni oldu. Aslında geçmişte 5 yıl kadar bilgi teknolojileri alanında yazılım projelerinden sorumlu rollerde de çalışmıştım; ama o dönemlerde çeviklik Türkiye’de yazılım geliştirme alanında bile çok yaygın değildi maalesef. O dönemlerde, bir kısmı hiç de hoş bitmeyen, bir sürü “waterfall” proje yönetimi deneyimim olmuştu.

Çeviklik ile ilk tanıştığımda ise, dikkatimi çeken yalınlık ile benzerlikleri oldu. Fark ettim ki; yalın yaklaşım, müşteri için üretilen değerin tanımlı olduğu üretim süreçlerinde israfı (değer üretmeyeni) ortadan kaldırmayı hedeflerken; çevik yaklaşım da değerin tanımsız olduğu çözüm üretme süreçlerinde israfı ortadan kaldırmayı hedefliyordu. Biraz daha araştırıp öğrenince yalın ve çevik yaklaşımların kardeş kavramlar olduğunu, benzer değerlerden beslendiğini gördüm.

Yalın yaklaşımın uygulandığı alanlarda (ör: bir üretim hattı vb.), müşteriye sunulan nihai değer tanımlıdır. Bundan başlayarak değer akışı haritalanır. Değerin müşteri talep ettiği anda hiç kesintiye uğramadan müşterinin tükettiği kadar müşteriye akması esastır. Buna engel olan ya da bu amaçla gereğinden fazla yapılan her şey israftır. İsraf ortadan kaldırıldıkça siparişten teslimata süre kısalır, esneklik artar, maliyet düşer, nakit çevrimi hızlanır, kalite artar ve dolayısıyla müşteri memnuniyeti de artar. Yalın yaklaşımın bu doğrultuda tanımladığı 8 israf türü vardır:

• Fazla Üretim: Müşterinin istediği zamandan önce ve miktardan fazla üretim yapılması
• Fazla Stok: Sürekli akışın sağlanmasına yetecek miktardan daha fazlasını üretim yapılması
• Aşırı İşlem: Değer yaratmayan (gereğinden fazla) iş/işlem yapılması
• Hareket: Her türlü insan, ekipman veya makine hareketi
• Taşıma: Her türlü insan, ekipman, makine veya ürünün taşınması
• Bekleme: Her türlü insan, ekipman veya makinenin bir iş yapmadan beklenmesi
• Hata / Kalitesizlik: Beklentinin altında kalan ve bu sebeple yeniden işleme gerektiren veya ıskarta yapılması gereken ürün üretilmesi
• Kullanılmayan Yetenek: Gereğinden fazla yetkinliğe sahip insan gücü kullanılması

İsrafı engellemek için yalın yaklaşım bünyesinde geliştirilmiş pek çok prensip ve araç vardır. Örneğin, kanban çekme sistemi, tek parça akış prensibi, JIT/JIS, poka-yoke, seviyelendirme (heijunka), otonomasyon (jidoka), SMED vb.

Çevik yaklaşımın uygulandığı durumlarda ise (ör: bir yazılım projesi, süreç geliştirme projesi vb.) üretilecek değer net tanımlanmış değildir. Taahhüt edilen süre içinde taahhüt edilen kaynaklarla en fazla değer üretecek unsurların tamamlanması ve böylece değer sunumundaki gecikmenin (fırsat maliyetinin) düşürülmesi esastır. Bunu yapabilmek için bütçe ve kaliteden taviz vermeden kapsamın çok sıkı bir şekilde yönetilmesi, müşteri ile yakın çalışılması, müşteri talebinin iyi anlaşılıp tarif edilmesi, tarif edilen çözümün kullanılabilir parçalara ayrılması, en çok değer üretecek parçaların önceliklendirilmesi, kullanılabilir parçaların sık aralıklı çevrimlerle üretilmesi, bunların hızlıca müşteriye sunulması, müşteriden gelen geri bildirimler doğrultusunda iş ve öncelik listesinin sık sık gözden geçirilmesi, gereken durumlarda yön değiştirilmesi gerekir.

Çevik yaklaşımda iş yönetilirken itme ve çekme prensibi bir arada çalışır. Öncelikli işlerin tamamlanma/başarı kriterleri belirlenir ve ekip ile beraber efor tahmini yapılarak üretim yapacak ekibe sunulur. Ekip üyeleri hangi işi ne zaman ve nasıl yapacaklarına kendileri karar verirler. Yalın yaklaşımdaki gibi şeffaflık sağlayan görsel iş yönetimi araçları kullanılır. Örneğin, ekibin üstünde ne kadar iş var, hangi iş kimde ve ne durumda gibi detaylar herkesin görebileceği bir şekilde bir panoda veya yazılım üstünde takip edilir. Ekip her günün başında gidişat ile ilgili bir durum değerlendirmesi yapar ve kendi içindeki iş dağılımını gözden geçirir. Bu yönden ekipler önemli ölçüde otonom hareket ederler. Ekip içinde hiyerarşik bir ilişki yoktur. Tüm işler ekibin ortak sorumluluğudur. Ekipler genelde yapılacak işe / amaca uygun olarak çapraz uzmanlıklara sahip kişilerden oluşur. Ekip içerisinde bir rol dağılımı olsa dahi, roller birbirine geçişkendir. Yani ihtiyaç halinde herkes kendi uzmanlık alanı veya rol tanımının dışına da çıkarak görev alır. Ekipler bir arada oturur. Hem ekip içinde hem paydaşlarla olan iletişimde yüz yüze iletişim esastır. Odaklanmayı sağlamak için her ekip üyesi mümkün olduğu kadar tek takımda / projede yer alır.

Çevik çalışma yaklaşımında, çevrimlerin süresinin sabit ve senkron olmasına da özen gösterilir. Sabit süreli ve senkron çevrimler, tüm paralel veya alt ekiplerin çalışmalarını uyumlandırmayı ve entegre etmeyi, ekipler arası kaynak geçişlerini planlamayı kolaylaştırır. Ayrıca ekip içinde herkesin kendini daha iyi planlayabileceği öngörülebilir bir tempo oluşturulmasını sağlar.

Yalın yaklaşımın tarif ettiği 8 israf türünün bazılarını bir yazılım, sistem veya süreç geliştirme projesini hayal ettiğinizde canlandırmakta zorlanabilirsiniz. Halbuki aynı israf türleri bu tarz işler için de geçerlidir. Hepsi için birer örnek verelim:

• Fazla Üretim: Müşterinin kullanmayacağı bir özelliğin geliştirilmesi
• Fazla Stok: Proje boyunca kısmi yapılmış/tamamlanmamış pek çok işin olması
• Aşırı İşlem: Planlamanın çok detaylı yapılması veya talep edilmeyen / planlamada konuşulmayan ek işler yapılması
• Hareket: Bir işin bir insandan başka bir insana devredilmesi
• Taşıma: Bir insana birden fazla iş atanması kaynaklı işler arasında geçişler yapması
• Bekleme: İş yapmadan bekleyen geliştirmecilerin olması
• Hata / Kalitesizlik: Bitirilen üründe çalışmayan veya vaat edildiği gibi çalışmayan özellikler olması
• Kullanılmayan Yetenek: Projede ihtiyaç duyulandan daha yetkin kaynaklarla çalışılması

Bu israf gözlüğü ile baktığınızda çevik yaklaşımın her israf türüne yönelik etkin araç ve prensipler sunduğunu görebilirsiniz:

• Fazla üretimi engellemek için “müşteri ile yakın çalışma”, “detaylı iş listesi (product backlog) tutma ve gözden geçirme”, “değer bazlı iş dilimleme ve önceliklendirme”, “kısa çevrimli / tekrarlı / arttırımlı üretim”, “paydaşlarla sık ürün gözden geçirme”, “değişen ihtiyaçlara göre hızlı pivot yapma (yön değiştirme)”;
• Fazla stok için “iş boyutu tahminleme”, “sabit kaynaklı çevrimlerle üretim (resource-fixed sprints)”, “papyon (bow-tie) modeli – itme ve çekme bir arada – iş planlama”, “her çevrim sonunda kullanılabilir ürün çıkartma (usable increment)”;
• Aşırı işlem için “öncelikli işler için detaylı kabul kriterleri (acceptance criteria, DoD)”, “günlük/kısa iş gözden geçirme ritüelleri”
• Hareket için “çapraz fonksiyonlu / amaca uygun takım oluşturma”, “rol/kişi bazlı sorumluluk yerine, takım bazlı sorumluluk verme”, “yüz yüze iletişim”
• Taşıma için “her çalışanın mümkün olduğu kadar tek takımda / projede çalışması”
• Bekleme için “bir arada oturma”, “işin nasıl ve ne zaman yapılacağına, işin nasıl dağıtılacağına kendi karar verebilen otonom (özyönetimli) ekipler”, “tüm çevrimlerin sabit süreli ve senkron (aynı anda başlayıp bitecek şekilde) planlaması”, “birden çok uzmanlığa sahip kişilerle çalışma”
• Hata / kalitesizlik için “detaylı kabul kriterleri”, “her çevrim sonunda çıkan kullanılabilir ürünü müşteriye sunma”
• Kullanılmayan yetenek için “amaca uygun takım oluşturma”
• Bu israf türlerinin tamamına dokunabilecek “çevrim sonu geri bildirim ve öğrenme ritüelleri (retrospective)”, “şeffaflık sağlayan görsel iş yönetimi”