Bir şirkette “Performans Yönetim Sistemi” (PYS) kurmak kolay ama sağlıklı bir şekilde işlemesini sağlamak zordur. Çünkü sistemi kullananlar kuranlar (İK) değil, başta yöneticiler olmak üzere çalışanlardır. Yöneticilerin, sistemi iyi kullanabilmeleri için verilen eğitimler, yapılan bilgilendirme çalışmaları genelde pek az etkili olur. Çoğunlukla yöneticilerin odağında iş vardır; PYS’yi konulan kural ve prensipler doğrultusunda işletip işletmediği ufak bir meseledir.

PYS, özensiz şöförlerin elinde irili ufaklı bir sürü vukuat geçirmeye başladığında yıpranmaya başlar. Bu vukuatlardan birinci derecede etkilenen çalışanlar, faturayı genelde sisteme keser. O yüzden kurulan PYS ne kadar mükemmel olursa olsun; verilen eğitimler, yapılan bilgilendirme çalışmaları ne kadar fazla olursa olsun, yöneticilerin sistemi nasıl işlettiklerinin İK tarafından denetlenmesi gerekir. En güzel denetleme yöntemi de çalışana sormaktır. Bu amaçla bir yönetici değerlendirme anketi tasarlayabilirsiniz.

Anketin etkili olabilmesi için

• tüm çalışanlara gönderilmesi,
• çalışanların anonimliğinin garanti edilmesi
• her yöneticinin sonuçlarının kendisine ve bir üst yöneticisine raporlanması
• yöneticiden sonuçlarla ilgili iyileştirici faaliyet istenmesi
• bu faaliyetlerin gidişatının takip ettirilmesi
• anketin her yıl tekrarlanması ve sonuçlarla ilgili trendin takip edilmesi
• sonuçları iyi olan yöneticilerin iyi uygulama ve davranışlarının ön plana çıkarılması

gerekmektedir. “Bütün bunlar zor işler, biz altından kalkamayız!” diyorsanız o zaman bu tarz bir değerlendirme işine hiç girmeyin derim, çünkü boşu boşuna beklenti yaratmış ve bu konuyla ilgili genel resmi daha da zedelemiş olursunuz. Eğer “Hallederiz!” diyorsanız da, anketi oluşturma noktasında aşağıdaki konu başlıklarını düşünerek bir hazırlık yapabilirsiniz. Sorgulayabileceğiniz boyutlar şunlar olabilir:

• Beklenti Belirleme Aşaması
  • Yıl başında, beklenti (hedef ve gelişim alanları) belirleme sürecine yöneticim ile birlikte yeteri kadar zaman ayırdığımızı düşünüyorum.
  • Yöneticim ile bu yılki beklentileri karşılıklı mutabakata vararak belirledik.
  • Hedeflerimin şirket ve birim hedefleri ile ilgisini biliyorum
  • Şirket hedefleri ile bireysel hedeflerimin tutarlılığını açıklayabilirim
• Gidişat İzleme Aşaması
  • Yıl boyunca, yöneticim beklentilerle (hedefler ve gelişimim ile) ilgili gidişatını izledi ve olası sorunlarım ve ihtiyaçlarım hakkında bana yardımcı olmaya çalıştı.
• Değerlendirme Aşaması
  • Performans değerlendirme görüşmemizin yapılacağı tarih öncesinde, yöneticim bana ön hazırlık için yeterli süreyi tanıdı.
  • Performans değerlendirme görüşmemi rahatsız edilmediğimiz ve iyi konsantre olduğumuz bir ortamda yaptık.
  • Performans değerlendirme görüşmemize yöneticim yeteri kadar zaman ayırdı.
  • Yöneticim, görüşme esnasında kendimi ifade etmeme fırsat tanıdı.
  • Yöneticimden aldığım olumlu-olumsuz geri bildirimler yapıcı ve öğreticiydi.
  • Görüşmemiz sırasında yöneticimin bana verdiği geri bildirimler ile yıl boyunca verdiği geri bildirimler gayet tutarlıydı.
  • Görüşme sırasında yöneticime kendisiyle ilgili eleştirilerimi yöneltme fırsatım oldu.
  • Görüşme sırasında yöneticime yönelttiğim eleştirileri yöneticim makul ve olgun bir şekilde karşıladı.
  • Görüşmede ele aldığımız konular, yıl başında saptanan hedef ve iş planları ile bağlantılı ve tutarlıydı.
  • Görüşmemizde geleceğe yönelik planlarımı, ihtiyaçlarımı ve almak istediğim desteği yeterince konuştuk.
  • Önümüzdeki yılda, yöneticim benden ne beklenildiğini net bir şekilde ifade etti.
  • Performans değerlendirme sonucum konusunda mutabakata vardık ve ikna olarak görüşmeden ayrıldım.
  • Bu görüşme sürecinin içeriğinden ve kalitesinden memnun kaldım.
  • Performansımı değerlendirirken yöneticimin objektif bir tutum sergilediğini düşünüyorum.
  • Yöneticim haricinde değerlendirmemde rol oynayan diğer yöneticilerin objektif ve adil olduğunu düşünüyorum.
  • Önümüzdeki yıl daha iyi bir performans sergilemek için hangi yetkinliklerin önemli olduğunu biliyorum.
  • Yöneticim, gelişim planlamama yönelik öneriler verdi
• Genel Değerlendirme
  • Performans değerlendirme sürecinin faydasını gördüm ve bu sisteme inanıyorum.
  • Aldığım nihai performans notunun adil olduğunu düşünüyorum.
  • Takdir, ücret, kariyer imkanları..vb yönlerden performansım ölçüsünde ödüllendirildiğimi düşünüyorum