“Ruh Sahibi Kurumlar” başlıklı yazımda günümüzün tüm modern organizasyonlarının sahip olduğu ortak “işletim sistemi”nden ve yarattığı önemli sorunların birinden bahsetmiştim. Sorumlulukların uzmanlıklara göre bölündüğü, işlerin plan ve disiplin ile idare edilip hiyerarşik yapı ve yazılı kurallar ile kontrol edildiği, çıktının azami ölçüde standardize edildiği, kişiye özel uygulama ve durumlardan azami ölçüde kaçınılan, her şeyin resmi çerçeveye uygun yönetilmesini amaçlayan bu işletim sistemi kurumlara üretkenliği, güvenilirliği ve istikrarı getirdi. Ayrıca insanların büyük örgütler içinde uyumlu ve verimli bir şekilde çalışabilmesine, bu sayede de günümüzün devasa kurumlarının ortaya çıkmasına imkan sağladı. Endüstriyel dönemin bürokratik ve büyük organizasyonları olmasaydı, modern hayatın bize sağladığı imkanların çoğu olmazdı. Ancak bu faydalar bir bedel ile birlikte geldi.

Bu işletim sisteminin en önemli yan etkilerinden biri kurumları değişim-fobik hale getirmesiydi. Büyük değişimler son derece zor gerçekleşiyor, gerçekleştiğinde de travmatik oluyordu. Bundan ötürü de sadece arttırımlı değişim yapılabiliyor ve ani çevresel değişimlere hızlı tepki geliştirilemiyordu. Yani kurumlar büyük ama yavaş, güvenilir ama esneklikten yoksun, ana amaçları için verimli ama bu amaçların ötesinde bir şey için hareket etme kabiliyetinden yoksun hale geliyordu. Bir diğer önemli sorun da, en başta bahsettiğim, işletim sisteminin temellerindeki ruhsuz yaklaşımdı.

Son dönemde bu işletim sistemini çift elli (hem büyük hem hızlı, hem güvenilir hem esnek, hem verimli hem de girişimci) ve ruh sahibi (insan ve çevre odaklı) hale getirmek üzerine kafa yoranların sayısı arttı. Bazı kurumlar öncü uygulamalara imza atmaya başladı. Bu uygulamarı araştırıp sentezleyen araştırmacıların yayınladığı yazı ve kitapların sayısı da artıyor. Bu sitedeki “İnsan Odaklı Yönetişim” bölümünde ve son dönemde yazdığım yazılarda bu çalışmalara değinmiştim. (Bknz. Çift Elli Organizasyon Ne Demek?)

Çok yakında bu işletim sistemini yenileyeceğiz gibi duruyor. Neden mi? Bilinen tarih boyunca insanlığın evrimi incelendiğinde, birçok gelişim aşamasından geçtiğimiz ve her aşamada sadece teknik yeteneklerimizde değil, aynı zamanda bilişsel ve sosyal yeteneklerimizde de bir sıçrama yaşadığımız görülüyor. İnsanlık her yeni aşamaya geçtiğinde, yeni sosyal paradigmalar inşa ediyor ve buna paralel olarak örgütlenme ve işbirliği için yeni yollar icat ediyor. (ör: Monarşiden demokratik düzene geçiş…) Günümüz kurumlarındaki mevcut işletim sistemi, de artık eskimiş bir gelişim aşamasının ürünüdür. Sanayi öncesi dönemin askeri komuta sistemi ile sanayi döneminin mekanik kontrol sisteminin bir karışımıdır. 19. yüzyılda icat edildiği dönemden bu yana dünyamızda çok şey değişti. İnsanlar, teknoloji, ekonomik ve çevresel koşulların hepsi önemli ölçüde değişti. Organizasyonel sistem de artık tüm bu değişime paralel olarak değişmek zorunda.

Bu doğrultuda, kendi çalıştığım kurumda gerçekleştirdiğim denemeleri birkaç yazıda aktarmaya çalışmıştım. (Bknz. Çift Elli ve Çevik Organizasyon Nasıl Olur? (Faz 2), Çift Elli ve Çevik Organizasyon (Faz 2) için İlk Adımlar) Bu denemeler kapsamında çalışma şeklindeki değişikliklerin çalışma hayatındaki etkisini gözlemlemek için de bir öncesi-sonrası anket çalışması gerçekleştirdik. Anketi oluşturuken, Gary Hamel’in Bürokratik Kitle Endeksi (Bureaucratic Mass Index) çalışmasından ilham aldım. Anket, bürokratik işletim sisteminin çalışma hayatında yol açtığı olumsuzlukları ölçmeyi hedefliyor.

Bahsettiğim çalışma modelini uyguladığımız 25 kişilik bir birimde, aşağıdaki anket ile ölçtüğümüz bürokratik kitle endeksi 6 ay içinde 5.6’dan 4.6’ya düştü. Sonraki 6 ayın sonuçlarını da aldığımızda daha kapsamlı yorumlar yapabileceğimizi düşünüyorum. Anketi kendi organizasyonunuzda uygulamak isterseniz, buradan indirebilirsiniz.

Anket Soruları

• Bürokratik düzen içinde çalışırken, zamanımızın bir kısmını çıktıyı (değer) üretmeye değil, bürokrasiyi işletmeye (ör: gidişat raporu hazırlama, bütçe ve satınalma süreçlerine, denetim işlerine, yönetimi ikna sunumları hazırlamaya, onay istemeye vb.) harcarız. Bunlar aslında değer üretmeyen işlerdir ama bürokratik düzen içinde değer üretebilmek için de gereklidir. Değerlendireceğimiz dönemin tamamını düşündüğünüzde…
  • Değer üretmeyen bürokratik işlere ne kadar zaman harcadınız?
  • İşlerinizin ne kadarında, işi gerçekleştirebilmek/bitirebilmek için yönetim onayına ihtiyaç duydunuz?
  • İhtiyaç duyduğunuz yönetim kararları ne kadar hızlı alındı?
• Bürokratik düzende, ne yapılacağı, ne kadar yapılacağı, ne zaman ve nasıl yapılacağı çoğu zaman politikalar, süreçler ve sistemler tarafından tanımlanmıştır. Tanımlı olmayan kısım da yönetimin uhdesindedir. Bürokratik hiyerarşide aşağıya inildikçe çalışanların katkı koyma, karar verme ve hareket etme serbestliği azalır. Bu düzen aynı zamanda örgütün büyük amaçlarının ve hedeflerin hissedilmesini / anlaşılmasını zorlaştırır. Herkesin kendi mıntıkasını iyileştirmeye çalıştığı ve onu yaparken de bazen büyük amaca / hedeflere zarar verdiği durumların oluşmasına sebep olabilir.
  • Birimimizde gerçekleşmiş örgütsel değişim (çalışma düzeni, şekli, kültür, kurallar…vb) çalışmalarını düşündüğünüzde, bunların ne kadarının kurgulanması ve geliştirilmesine katkı koyma fırsatınız oldu?
  • İşinizi planlarken ve gerçekleştirirken ne kadar örgütsel amacın ve hedeflerin farkındaydınız ve bu doğrultuda çalıştığınızı hissettiniz?
  • Sorumluluk alanınız içinde hedef ve önceliklerinizi belirlerken kendi görüşünüzü ne kadar yansıtabildiniz?
  • Farklı / ayrışan düşüncelerinizi ve fikirlerinizi yöneticilerinizle ne kadar rahatlıkla paylaşabildiniz?
  • Farklı / ayrışan düşüncelerinizi ve fikirlerinizi arkadaşlarınızla ne kadar rahatlıkla paylaşabildiniz?
  • Karşılaştığımız sorunları çözmek veya standartlarımızı daha yukarıya çekmek için ne sıklıkla yeni ve farklı yöntemler deneyebildiniz?
  • Küçük bir ekip çalışması ve düşük bütçe gerektiren bir fikrinizi hayata geçirmek ne kadar kolaydı? [Bunu denediyseniz deneyiminizi, denemediyseniz hissiyatınızı paylaşabilirsiniz.]
• “Politik davranış” ana motivasyonu güç / taraftar / imaj arttırma veya elindeki gücü koruma amaçlı davranışlar demektir. Politik davranış tüm sosyal oluşumlarda bir miktar gereklidir. Ama fazlası zehirlidir. Yoğun politik ortamlarda insanlar kendilerini hep iyi gösterme kaygısı taşırlar. Bu yüzden hatalar dillendirilmez, başarısızlıklar dışa atfedilir, başarıları ise sahiplenmek için rekabet yaşanır. Yoğun politik ortamlarda bir işi başarıyla gerçekleştirebilmek için işin gerektirdiği yetkinliklerin yanında politik yetkinlik de önemlidir. Kaynak alabilmek “sen bana şimdi bunu ver; ben de yarın senin şu işini görürüm” tarzında pazarlıklar yapmayı ve çıkar bazlı ittifaklar oluşturmayı gerektirir.
  • Biriminizde insanların politik davrandığı durumları ne sıklıkta gözlemlediniz?
  • Birimimizdeki kaynak yöneticileri ile diyaloğunuzun (görüştüğünüz konuların) ne kadarı birim içi uyuşmazlıkları çözümleme, işiniz için kaynak sağlama, onay alma vb konulardan oluştu?
  • Birimimizde başarılı olmak için (işi gerçekleştirmek için gerekli yetkinliklere kıyasla) politik yetkinliklere sahip olmak ne kadar gerekliydi?
• Bürokratik düzenin olumsuzluklarını nasıl giderebiliriz? Şu an bu anketi cevaplarken aklınıza gelmiş “aksiyon alınabilir önerileriniz” varsa burada belirtebilirsiniz.