Okuma süresi 7 dk

Yapıcı geri bildirim, kısaca geçmiş davranışlardan öğrenmeyi sağlamak amacıyla bildirimde bulunmaktır. Geçmiş davranışlar olumlu da olabilir, olumsuz da. Dolayısıyla, “geçmiş davranışlardan öğrenmek” ifadesiyle kastım, olumsuz davranışın değiştirilmesinin yanı sıra olumlu davranışın da pekiştirilmesinin ve sürdürülmesinin sağlanmasıdır. Bazı kaynaklarda, geri bildirim yetkinliğinin tanımı geleceğe dönük yönlendirme yapmayı (yani ileri bildirimi) içerecek şekilde de genişletilmiştir. Açıkçası şahsi görüşüm de tanımın bu şekilde yapılmasının daha doğru olduğu yönde. Toparlayacak olursak, yapıcı geri bildirim yetkinliğini “Geçmiş (olumlu veya olumsuz) davranışlardan öğrenmeyi sağlamak amacıyla bildirimde bulunmak ve geleceğe dönük tavsiye ve yönlendirmeler sağlamak.” şeklinde tarif edebiliriz.

Geri Bildirim Neden Önemli?

Hepimiz evde veya iş yerinde karmaşık ilişki sistemlerinin bir parçası olarak yaşarız. Bu sistemler içerisinde yaşarken, çevremizi ve kendimizi sürekli değerlendiririz. Bu değerlendirmeler sonucunda çevremiz ve kendimizle ilgili bazı yargılar inşa ederiz ve kafamızda bir resim oluştururuz. Ama bu resim gerçekçi bir resim değildir, çünkü yaptığımız değerlendirmelerde egomuz önemli rol oynar. Kendimizle ilgili resmi olumlu tutmaya çalışır. Bu ruhsal sağlığımız için önemli bir mekanizmadır bu arada; ama olumsuz tarafları da vardır. Örneğin, çevremizde çok kötü sonuçlara yol açtığımız durumlarda bile, kendimizle ilgili değerlendirmemizi olumlu yönde çarpıtır.

Çevremizdekiler de bizi pek çok yönden etkiler. En temelde önümüze bazı beklentiler koyarlar. Bazı durumlarda bazı davranışları talep ederler. Bu beklentiler doğrultusunda bizi de sürekli değerlendirirler ve kafalarında bizle ilgili bir resim oluştururlar. Beklentilere uymanın da uymamanın da bizim için sonuçları vardır. Her iki durumda da açık veya örtülü geri bildirimler alırız. Bu geri bildirimler sözlü ifade veya davranış şeklinde olabilir. Takdir, tavsiye veya ceza içerebilir. Hepimiz elde ettiğimiz bu sonuçlara bakarak, kendimiz için en yüksek faydayı üretecek durumu yakalamak için davranışlarımızı değiştiririz.  

Çevremizdekilerin bizle ilgili oluşturdukları resme dış resim, kendi kafamızdakine de öz resim diyebiliriz. Dış resim ile öz resim, belli ölçüde birbiri ile örtüşür ama yukarıda az önce bahsettiğim dinamiklerden ötürü genelde örtüşmeyen kısımları da olur. O yüzden öz resmimiz kendimizle ilgili tam bir resim değildir. Öz resim ve dış resim bir araya geldiğinde gerçek resmimiz ortaya çıkar.

Tüm bu anlattıklarımı düşündüğünüzde, amacı öğrenme ve değişim olan yapıcı geri bildirimin önemi daha net değerlendirilebilir. Yapıcı geri bildirim, alan kişiye davranışları ve o davranışlarının sonuçları ile ilgili bir perspektif zenginliği kazandırır. Bu sayede kişi çevresinde yol açtığı etkiyi daha iyi değerlendirir. Çevrenin beklentilerini daha iyi anlar, bu beklentiler ve elde etmek istediği sonuçlar doğrultusunda davranışlarını şekillendirme fırsatı yakalar. Veren kişi açısından baktığınızda da, pek çok fayda sayabilirsiniz. Mesela, olumlu geri bildirim, bir kişinin çevresini beklentileri doğrultusunda motive etmesi için önemli bir araçtır. Doğru kullanıldığında, olumlu davranışın sürdürülmesini sağlamak, daha fazlası için cesaretlendirmek ve teşvik etmek için faydalı olabilir. Olumsuz geri bildirim ise çevresindekilerde kendi beklentileri ile ilgili farkındalık yaratmak ve beklentileri doğrultusunda değişimi teşvik etmek için önemli bir araçtır.

Geri Bildirim Vermek ve Almak Neden Zor?

Kendi gözlem ve deneyimlerimizin yanı sıra pek çok araştırma gösteriyor ki ister iş hayatında olsun ister özel hayatta, geri bildirim vermek ve almak kolay bir deneyim değil. Özellikle de geri bildirim konusu olumsuz ise… O yüzden, geri bildirimden kaçınma durumunu ve bunun yol açtığı sorunları yaygın bir şekilde gözlemliyoruz.

Kurumsal hayatta geri bildirim konusunu ele alan bir İnsan Odaklı Tasarım çalışması kapsamında 30’un üstünde kişi ile gerçekleştirilen derin mülakat, gözlem ve deneysel çalışmalar geri bildirim vermenin ve almanın zorluklarına yönelik ilginç bulgulara ulaşmamızı sağladı.

Geri bildirim verme eyleminin gerçekleşebilmesi için, geri bildirim verecek taraf şunlara dikkat ediyor:

  • Geri bildirim konusunun veren kişi açısından önemli ve öncelikli bulunması (Geri bildirim konusu, benim için önemli ve öncelikli bir konu mu?)
  • Geri bildirim konusunun alan kişi açısından önemli ve öncelikli bulunması (Karşı taraf dile getireceğim sonuçları önemli ve öncelikli bulur mu? Yani dikkate alıp değerlendirir mi?)
  • Geri bildirim sonrasında olumsuz sonuç / yan etki elde etme ihtimali (Eğer olumlu bir konu ise: Karşı tarafın olumlu davranışı sürdürme motivasyonunu etkiler miyim? Mesela, şımartır mıyım? Ya da farklı beklentiler yaratır mıyım?)
  • Geri bildirimi ilişkiye zarar vermeden iletme (Geri bildirimi ilişkiye zarar vermeden iletebilir miyim?)

Bunlardan herhangi biri için cevap olumsuz ise, geri bildirim verme eylemi gerçekleşmiyor.

Geri bildirimi alan taraf ise, şunlara dikkat ediyor:

  • Geri bildirim veren kişinin niyetinin olumlu olması (Geri bildirim veren kişi benim iyiliğimi mi amaçlıyor?)
  • Geri bildirim konusunun net/anlaşılır olması (Dile getirdiği beklentiyi ne kadar anladım?)
  • Geri bildirim konusunun geçerli / haklı bulunması (Beklentiyi anladım; ama bunu benden beklemesi ne kadar doğru?)
  • Geri bildirim konusunun alan kişi tarafından önemli ve öncelikli bulunması (Bunu benden bekleyebilir; ama bu benim için ne kadar önemli ve öncelikli?)
  • Geri bildirim konusunun yapılabilir / sürdürülebilir olması (Bu beklentiyi karşılamak benim için de önemli ve öncelikli; ama ne kadar yapabilirim?)
  • Geri bildirimin verilme şekli (Haklı olabilir; ama geri bildirimi iletme şekli ne kadar uygun?)
  • Güvende hissetme (Olumuz bir geri bildirim ise, bunu duyma ve gereğini yapma konusunda kendimi yeteri kadar güvende hissediyor muyum?)

Bunlardan herhangi biri için cevap olumsuz ise, geri bildirimi alıp değerlendirme süreci gerçekleşmiyor.

Geri Bildirim Nasıl Verilir ve Alınır?

Yapıcı geri bildirim vermenin tek bir ideal yolu yok. Konuya göre, karşınızdaki kişiye göre izlenecek yolun değiştirilmesi gerekli. Ama her durumda geçerli olabilecek birkaç temel unsurdan bahsedebiliriz.

  • Geri bildirimi yüz yüze verin. Sözlü iletişim ortamı karşı tarafın tepkilerini gözlemlemenizi, anlamadığı ya da yanlış anladığı detayları gözden geçirmenizi sağlar. Sözcüklerin ötesine geçerek beden diliniz ile daha fazla etki yaratmanıza imkan verir.
  • İlgili kişiyi hazırlayın. Bir geri bildirim vereceğinizi ve olumlu niyetinizi ifade edin. Hatta geri bildirim vermek için izin isteyebilirsiniz. O kişi ile olan ilişkinizin şeklinin ve seviyesinin imkan verdiği ölçüde samimi bir ortam oluşturmaya çalışın.
  • Empati kurun. Haim Ginott diyor ki; tavsiye sözcüklerinden önce anlayış sözcükleri söylendiğinde rehberlik her zaman daha etkili olur. Öncelikle, kişinin içinde bulunduğu durumu ifade edin. Ona onun gözünden de durumu değerlendirebildiğinizi gösterin. Geri bildirim konusu olumsuz dahi olsa, niyetine dair olumlu inancınızı ifade edin. Çabasını takdir edin.
  • Gözlemlerinizi ve sonuçlarını paylaşın. Somut davranış örneklerini ve bunların hem somut hem de duygusal sonuçlarını aktarın. Genelde duygusal tarafa girmekten imtina edilir. Ama insan bir duygu varlığıdır ve en çok da duygulardan etkilenir.
  • Görüşünüzü belirtin ve görüş sorun. Olumlu davranış ve sonuçlar için takdir edin. Olumsuz davranış ve sonuçlar için de tavsiyelerinizi paylaşın. Geleceğe dönük yönlendirmede bulunurken, söylediklerinizin karşı tarafın koşulları altında mümkün ve makul olamayabileceğini de göz önünde bulundurun. Bunu ifade edip onun da görüşünü sorun.
  • Taahhüt isteyin. Tüm konuştuklarınızı özetleyin. Karşı tarafın neyi taahhüt edebileceğini sorun.
  • Güveninizi gösterin. Değişim için güveninizi ifade edin. Motivasyon geliştirmesini sağlayın. (ör: benzer geçmiş başarılarını hatırlatarak pekiştirir.)

Geri bildirim alırken de şunlara dikkat edilebilir.

  • Yargılamadan dinleyin. Açık uçlu sorular ile karşı tarafın durumunu ve amacını anlamaya çalışın. Anladığınızı göstermek için duyduklarınızı kendi sözcüklerinizle yineleyin. Bağlantıyı derinleştirecek yorumlar yapın.
  • Şefkat ve empati gösterin. Eğer geri bildirim konusu olumsuz ise karşı tarafın duygu durumunu yansıtın. Ör: “Evet, böyle düşünmen çok normal.”, “Neden bu kadar kızdığını anlayabiliyorum.”…vb.
  • Kendi gözlemlerinizi ve değerlendirmenizi paylaşın. Duygularınızı ifade etmekten kaçınmayın. Duyguları doğru ifade edebilmek zordur ama ifade edildiklerinde ise büyük bir etki yaratırlar.
  • Taahhütte bulunun. Karşı tarafın ilettiği beklentiler karşısında yapabileceklerinizi aktarın.