Okuma süresi 9 dk

Literatürde tarif edildiği haliyle, yaratıcı çözüm fikri üretme süreci genelde dört aşamadan oluşur. İlk iki aşama ıraksak düşünmeyi, son iki aşama ise yakınsak düşünmeyi gerektirir. Iraksak düşünce ile mümkün olduğu kadar geniş perspektiften düşünmek, farklı alanlarla bağlantı kurmak ve bu sayede arzu edilen fikir kalitesine ve zenginliğine ulaşmak hedeflenir. Yakınsak düşünce ise, üretilen fikirlerin derlenip değerlendirilmesi ve bir karar varılması noktasında yardımcı olur. Bu akışa pek çok kaynakta “Elmas Modeli” denir.

Fikir üretme amaçlı yapılan toplantılarda katılımcılar ilk başta fazla uzaklara açılmaz. Genelde ilk fikirler alışıldık çözümler arşivinden seçilir. Özellikle de ortada çoğu katılımcı için bariz ve daha önce başka bir yerlerde denenmiş bir çözüm duruyorsa, neden tartışıp zaman kaybedilsin ki? Eğer grup daha alışılmadık fikirler için teşvik edilmezse alışıldık fikirler çevresinde biraz dolanıp hızlıca karara varma eğilimde olur. Ekibin bu tuzağa düşmeyip daha fazlası için grubu kışkırtması gerekir. Bunun için ilerleyen bölümlerde bazı araçlar yer almaktadır.

Grubu alışıldık fikirlerin dışında düşündürtmeyi başarsanız bile alışılmadık fikirlerin ortaya konulabilmesi için uygun ortamın oluşması gerekir. Bu ortam oluşmadan ortaya çıkan fikirler genelde cesaret kırıcı tepkilerle karşılaşır. Tepkilerle birlikte sinirler gerilir, kendini tekrarlama, umursamazlık, savunmacılık, çabuk sinirlenme eğilimi başlar. Tartışmayı yöneten kişilerin bu zorlanma anları için grubu hazırlaması gerekir. Gruba sürecin dinamikleri anlatılmalıdır. “Alışılmadık fikirlerin arzu edildiği”, “değerlendirici düşüncenin bir müddet kenara park edilmesinin istendiği”, “yargılayıcı ifadelerden kaçınılması gerektiği” de gruba açıkça söylenmelidir. Alışılmadık fikirlerin rahat ortaya çıkmasını sağlamanın bir yolu da oyundur. Oyun deyince kastım basketbol, yakar top gibi bir faaliyet seti değil. Oyun, herhangi bir aktivitenin (tasarım, satış, yönetim…vb.) içine sokulabilecek bir düşünce şeklidir. Faaliyet seti ise bu düşünce şeklini ortaya çıkarmak için bir araçtır.

Fikir üretme aşaması tamamlandıktan sonra, kenara park edilmiş değerlendirici düşüncenin göreve çağrılması gerekir. Fikirlerin değerlendirilmesi ve seçilmesi aşamasına, fikir üretme için ayrılan sürenin birkaç katı ayrılmalıdır. Neden mi? Çünkü bu işi hızlı yaparsanız, ilk elenen fikirler en radikal fikirler olur ve yenilikçi bir çözüm bulma ihtimalinizi bir hayli düşürmüş olursunuz. Yani, aslında literatürde elmas metaforu kullanılarak anlatılan süreçte, elmasın ikinci yarısı daha uzun olmalıdır ve hemen fikir sayısını azaltmaya geçmeden önce eldeki fikirler üzerine etraflıca düşüneceğiniz bir değerlendirme aşaması öngörülmelidir.

Fikir Fırtınası

Yaratıcı fikir üretme sürecinin ilk aşamasına “Fikir Fırtınası” demeyi tercih ediyorum. Bu aşamada şu adımları izleyebilirsiniz:

  • Önce proje ekibi ile bir araya gelin. Daha sonra bu süreci kullanıcıları ve konuya katkı sağlayabilecek farklı uzmanları katarak tekrarlayın. Başlamadan önce iki konuda hazırlığınız olduğundan emin olun.
    • Dış katılımcılar için mini bir bilgilendirme hazırlayın. Dış katılımcınız varsa onlara kısa bir bilgilendirme yapmayı unutmayın. Hem zamanı etkili kullanmak hem de katılımcıların dış göz olma niteliğini bozmamak için aktarımı asgari seviyede tutmak tavsiye edilir.
    • Sorularınızı belirleyin. Hangi sorulara cevap arayacağınızı netleştirin. Bunun için içgörü haritasındaki sorunlu konuları listeleyin. Kışkırtıcı sorular üretmek için “Soru Fırtınası” veya SCAMPER gibi teknikleri kullanabilirsiniz. (Daha fazlası için: İnsan Odaklı Tasarım)
  • İyi fikirler yakalayabilmek için çok fikir üretmek gerekir. Öncelikli sorunları tek tek ele alın ve her biri için elmas modelinin ilk yarısını işletmek için en az 15-20 dakika gibi bir süre ayırın. Verimli bir fikir fırtınası seansı işlettiyseniz, her konu özelinde en az 100 fikir üretebilirsiniz. Fikir üretme sürecini işletirken birden fazla yol izleyebilirsiniz.
    • Tahta başında, topluca tartışın. Birbirinize yaklaşarak beyaz tahtanın önünde ya da masanın etrafında, tercihen ayakta durduğunuz bir pozisyonda bir araya gelin. Her konuyu tek tek ele alın ve gruptan gelen fikirleri kayıt altına alın.
    • Önce bireysel sonra toplu fikir üretin: Bazı bilimsel araştırmalar, insanların grup içinde yalnız çalıştıkları duruma göre daha az sayıda ve kalitede fikir ürettiğini göstermektedir. Ama buna rağmen insanlar grup çalışmalarındaki performanslarından bireysel çalışmalarına göre daha memnun olmaktadır. Araştırmacılar bu duruma “grup üretkenliği yanılsaması” adını vermiştir. Bu durumdan kaçınmak için şu teknikleri kullanabilirsiniz:
      • Yapışkan kağıtlara yazıp sonra tartışın. önce herkesin kendi başına fikir üretmesine imkân verecek 10-15 dakikalık bir tam sessizlik seansı planlayabilirsiniz. Herkes fikirlerini tek tek yapışkan kağıtlara yazar. Bireysel fikir üretme seansı bitince, herkes sıra ile fikirlerini okur, anlatır ve bir tahtaya yapıştırır. O esnada dinleyenlerin aklına başka (daha iyi veya daha farklı) bir fikir gelebilir. Dolayısıyla, fikirleri dinleyenleri bir yandan da yeni fikirlerini yazmaları konusunda teşvik edebilirsiniz.
      • Kağıtlara yazarak tartışın: Katılımcıları bir masanın çevresine oturtun. Herkese birer büyük kâğıt verin. Kağıtları ızgara şeklinde kutucuklara ayırırsanız katılımcıları kâğıdı daha düzenli kullanmaya sevk edersiniz.  Her katılımcının, önündeki kâğıda kendi fikirlerini yazmasını, mümkünse de çizmesini isteyin. Birkaç dakika sonra, herkesin kağıdını bir yanındakine vermesini, bir diğerinin yazdığı veya çizdiği fikirleri okuyup aklına gelen yeni fikirleri kalan kutucuklara yazmasını isteyin. Bu süreç esnasında herkes sessiz kalmalı. Kağıtlar tam tur attığında süreci sonlandırıp toplu tartışma ve değerlendirme adımına geçebilirsiniz.
    • Yazılım kullanarak aynı anda hem bireysel hem de toplu fikir üretin: Olumsuz grup dinamiklerinden kaçınarak topluca fikir üretmenin bir yolu da yazılım kullanmaktır. Yazılımlar, katılımcıların anonim kalmasını ve daha vahşi fikirleri dile getirebilmesini sağlar.  Katılımcılar üretilen tüm fikirleri ekranda anlık olarak görür, diğerlerinin fikirlerine bağlantılı fikirler üretebilir ve fikir ağaçları oluşturabilir. Bu amaçla kullanabileceğiniz platformların isimlerini vermek isterdim; ama mevcutlar çok hızlı isim ve adres değiştirebiliyor ve her yıl daha yeni ve ilginç platformlar ortaya çıkıyor. O yüzden en güzeli bir internet taraması yapmanız. için
  • Farklı fikirleri tetikleyecek soruları sorarak fikir fırtınası yaptınız; ama daha fazla farklı fikre mi ihtiyacınız var? Bu aşamada oyunlar kullanmayı veya “Morfolojik Analiz”, “Trend Analizi”, “TRIZ” gibi teknikleri kullanmayı düşünebilirsiniz.
  • Fikir fırtınası seansları etkinlik açısından kötü bir üne sahiptir. Bunun sebeplerinden biri de çalışmanın yönetilme şeklinin zayıf olmasıdır. Etkinliği arttırmak için şunlara dikkat edin.
    • Yargıları erteleme çağrısı yapın. Güzel fikrin nereden geleceği belli olmaz. Herkesin her şeyi rahatça söyleyebildiği bir ortam yaratmak için “yargılayıcı ifadelerden kaçınılmasını” istediğinizi açıkça belirtin.
    • El değmemiş fikirleri cesaretlendirin. Sıra dışı fikir üretmek için kısıtlardan bağımsız düşünmek gerekir. Ekibi sınırlara takılmamaları için teşvik edin. Farklı fikirleri yakalayıp onlara dayanarak fikir üretmeye çalışın. Bu olumlu bir hava yaratır.
    • Konuya odaklanın. Tartışmayı hedefe yönelik tutmaya çalışın, aksi halde çözüm üretmeye çalıştığınız kapsamının ötesine geçebilirsiniz.
    • Gruba, enerjisinin tersini yansıtın. Fikir fırtınası yöneten kişi olarak, grup çok aktif ise siz sakin olun. Grubun enerjisi düşük ise, siz daha enerjik olmalısınız.
    • Fikirlerin net olmasını sağlayın. Yeni ve yaratıcı fikirler genellikle güzel ama muğlak ifadelerle dile getirilir. Çünkü çoğu zaman fikri dile getirenin de kafası net değildir. Bu şekilde ifade edilen fikirlerin ömrü kısa olur. O yüzden böyle bir durumda fikri daha net (somut) hale getirmek için ufak bir tartışmaya zaman ayırabilirsiniz. Konu çok uzayacak gibi ise, fikre bir işaret koyup daha sonra netleştirilmek üzere kenara park edebilirsiniz.
  • Kayılımcılara, katkıları ve ayırdıkları zaman için sahici bir teşekkürde bulunun. Fikir fuarı aşamasına geçmeden önce de kısa bir ara verin.

Fikir Fuarı

Üretilen fikirlerin değerlendirildiği ve seçildiği aşamaya da “Fikir Fırtınası” demeyi tercih ediyorum. Bu aşamada şu adımları izleyebilirsiniz:

  • İyi bir fikir fırtınası süreci işlettiniz ve şimdi elinizde bir duvar dolusu yapışkan kâğıt var. Şimdi ne olacak? Yüzlerce fikrin içerisinden iyi fikirleri nasıl seçip alacaksınız? Bu noktada aynı ekip ile çalışmaya devam etmeniz faydalı olacaktır. Ayrıca, şu detaylara dikkat edin:
    • Ekibi değerlendirici zihin yapısına sokun: Ateşli fikir fırtınaları sonrasında değerlendirme aşamasına geçmek ekip için zor olabilir. Değerlendirme aşamasına geçtiğinizi söyleseniz bile katılımcılar üretilmiş fikirlere odaklanamayabilir. Mümkünse çalıştığınız mekânın düzenini değiştirin ki herkes farklı bir aşamaya geçildiğini hissetsin. Bunun için ayrıca bir oyun oynatmayı da düşünebilirsiniz.
    • Fikirleri görünür kılın. Tüm fikirlerin görünür olması için fuar alanına benzer bir fikir sergileme düzeni oluşturun. Tüm düz yüzeyleri bu amaç için kullanabilirsiniz.
    • Fikirlerin anlaşıldığından emin olun. Herkesin üretilen fikirleri yeterli ölçüde anlamasını, özümsemesini ve böylece iyi bir şekilde değerlendirmesini garanti altına almak için biraz zaman ayırabilirsiniz. Ekibi, fikirlere göz atmaları ve anlamadıklarını sormaları için teşvik edin.
    • Yeterli zamanı ayırın. Fikir değerlendirme sürecine, fikir üretme süreci için harcadığınız sürenin 2-3 katını ayırmalısınız. Genelde tam tersi olur. Üretilen fikirler hızlıca işlenir, popüler ve en kolay ulaşılabilir olanlar ön plana çıkar, diğerleri de hızlıca masadan temizlenir. Bunun olmaması için ekiple el sıkışın.
  • Seçim sürecinde fikirleri aşırı hızlı şekilde elemeyin. Ekibi heyecanlandıran, memnuniyet ya da merak uyandıran fikirleri koruyun. Makul olmayan bir fikir, hala çok faydalı ve anlamlı bir yöne sahip olabilir.
    • Fikir grupları oluşturun: Benzer veya birbiri ile ilintili fikirleri kümeleyerek başlayın. Daha sonra fikir grubunu temsil edecek bir ifade oluşturup üstüne yazın.
    • Konsept geliştirin: Daha sonra her bir grup içindeki fikirlerin en iyi öğelerini tespit edip bir konsept oluşturmaya çalışın. Ekip üyelerine konsepti güçlendirecek önerilerini sorun ve onları da yapışkan kağıtlara yazıp panonuza ekleyerek konsepti geliştirmeye çalışın.
    • Her konsepti değerlendirin: Bunun için birden fazla tekniği kullanabilirsiniz. En bilinen teknikler”Altı Düşünme Şapkası” ve, “Değer – Kolaylık Matrisi”dir. Eğer tasarım ilkelerinizi belirlediyseniz bu ilkeler bazında puanlama veya temsili kullanıcılarınız belirlediyseniz kullanıcı gözüyle puanlama gibi teknikleri de kullanabilirsiniz. (Daha fazlası için: İnsan Odaklı Tasarım)
  • Fikirleri etraflıca değerlendirdiğinizi düşünüyorsanız, artık en uygun olanları seçmek için farklı yöntemler kullanabilirsiniz.
    • 4 etiket: Bu teknikte ekip üyelerinin 4 kategoride en beğendiği bir veya birden fazla fikri seçmesi istenir. Kategoriler: a) En Mantıklı, b) Memnun Etme Olasılığı En Yüksek, c) Aşık Oldum, d) En Cüretkâr. Bunun için ekip üyelerine 4 farklı renk veya şekilde etiketler verin. Etiket yerine renkli kalem de kullanabilirsiniz. Ekip üyelerinin fikirlerin yer aldığı duvar veya masa çevresinde gezmeleri, düşünmeleri ve bu etiketler ile kendi tercihlerini belirtmeleri için zaman tanıyın.
    • 3 oy: Bu teknikte her ekip üyesinin 3 oyu olur ve kendi ilgisini çeken üç fikri belirtir. Bunun için her üyeye 3 küçük yapışkan kâğıt verin ve fikirlere göz atarak ilgisini çeken fikirleri işaretlemesini isteyin.
  • Fikir değerlendirme aşaması fikir fırtınasına göre daha çetrefilli geçebilir. Çalışmayı sonlandırırken, katılımcıları duygusal olarak olumlu bir noktada bırakmak için bir oyun düşünebilirsiniz.